エステサロン向け予約システム｜予約・施術履歴・回数券管理
エステサロンの予約システムは、「コースの時間と、ベッドや機器の空きを一緒に見て予約を受けられるか」「初回のカウンセリングと継続の施術を分けて受けられるか」「回数券の残りと施術の写真を同じお客様の記録で見られるか」の3点で選ぶと、店の運用に合うかを判断しやすくなります。
Leporto は、ベッドや機器を予約の枠として登録でき、Web 問診、回数券、写真つきのカルテ、来店後の自動の案内、次回予約率の分析を 1 つの管理画面で扱う予約管理システムです。このページでは、初回の受付から継続のコースまでの流れに沿って、エステサロンでできることとできないことを説明します。
エステサロンの予約システムで確かめたい点
エステでは、フェイシャルとボディ、初回と 2 回目以降で、施術の時間も使う部屋や機器も変わります。下の表は、比べるときに確かめたい点と、Leporto での扱いをまとめたものです。
| 確かめたい点 | エステサロンで大事になる理由 | Leporto での扱い |
|---|---|---|
| コースごとの時間 | フェイシャルとボディ、オプションの有無で時間が違う | メニュー（コース）ごとに所要時間を決められます |
| ベッド・機器の空き | スタッフが空いていても、ベッドや機器が埋まっていると受けられない | ベッドや機器を設備として登録し、その数で同じ時間帯の予約の数を制限できます |
| 初回のカウンセリング | 肌の状態や健康の確認で、初回は時間が長くなる | 初回用のメニューを長めに登録し、来店前に Web で問診を書いてもらえます |
| 回数券・コース | 残りの回数と消化を、予約とずれなく管理したい | 回数券を予約とひもづけ、コースごとに消化する回数を決められます |
| 施術の写真 | 前回との違いを見て、次の施術を決めたい | カルテに写真と動画を付け、お客様に見せる写真を選べます |
| 来店の間隔 | コースの途中で間が空くと、続けて来てもらいにくい | 来店後の案内をシナリオで自動で送れ、来店の周期で相手を絞って配信できます |
コースと初回受付の条件を整理する
コース・ベッド・機器の予約の組み方
Leporto では、メニューごとに所要時間を決め、お客様が選んだコースの長さで予約の枠を押さえます。スタッフに加えて、ベッドや機器を「設備」として登録できます。設備の数で、同じ時間帯に取れる予約の数を制限する仕組みです。
例えば機器を使うコースで機器が 1 台なら、同じ時間帯にそのコースは 1 件だけ予約でき、ほかに取れるのは機器を使わないコースだけになります。個室ごとに施術ベッドが 1 台ずつある店なら、ベッドを部屋の数だけ設備として登録すると、ベッドを使う予約が部屋の数を超えて入るのを防げます。
設備の名前は店で決め、設備ごとに、その設備を使うメニューを選びます。下の設備設定の画面では、個室 2 つと、ボディと脱毛に使う機器 1 台を、それぞれ受付可能数 1 で登録しています。
設備名・メニュー名・受付可能数は、デモの店舗のデータです。
同じ時間に受ける予約の数の上限を、店全体で決めておくことも可能です。1 つのコースでベッドと機器の両方が空いている時間だけを受ける組み方ができるかは、店のコースに合わせて導入相談のときに一緒に確かめます。
予約を受ける開始時間も指定できます（例：毎時 0 分と 30 分だけ）。施術の前後の準備時間を決める設定項目はありませんが、開始時間をしぼると、施術が終わってから次の予約までの空いた時間が、部屋を整える時間になります。
初回カウンセリングと施術の予約
初回のお客様は、肌の状態や健康の確認、コースの説明で、2 回目以降より時間がかかります。初回用のメニューを長めの所要時間で登録しておくと、初回の予約で枠が足りなくなるのを防げます。
来店前に、Web でカウンセリングシート（問診）を入力してもらえます。同意書の専用の機能はなく、施術や写真の撮影についての事前の同意は、顧客アンケートで取る形です。予約を、店が内容を確かめるまで確定しない「仮予約」にすることもでき、使うかどうかは店ごとに決められます。
下は、お客様が来店前に入力する問診（アンケート）の画面です。長い画面を、左右の 2 つに分けて並べています。
問診の質問は店ごとに決めるもので、画面の質問と回答はデモ用の例です。
担当者の指名と指名料を設定でき、指名なしの予約は自動で割り振れます。割り振り方は「成績のよい人に」「公平に」「自分で決めた順番で」「ランダムに」などから選べます。
カウンセリングシートとカルテにどの項目を入れるとよいかは、エステのカルテの項目と書き方で、顔の図の使い方と無料のテンプレートとあわせて説明しています。
回数券と顧客履歴を確認する
回数券の残数と消化の流れ
回数券は、予約とひもづけて使う形です。コースごとに消化する回数を決められ、1 枚の回数券で消化できるコースを複数選べるようにもできます。例えば 60 分のフェイシャルは 1 回、90 分の痩身ボディは 2 回、のように決めておくと、どちらのコースを予約しても同じ回数券から消化できます。
下の画面は、回数券で予約できるコースの一覧です。コースごとに、所要時間、回数券を何回分消化するか、使う設備が並びます。
コース名・所要時間・消化回数は、デモデータです。
回数券を、月ごとに払うサブスク（管理画面の名前は「分割払い」）で購入してもらう形にも対応しています。月額の通い放題も、回数券と同じようにコースと通える回数を決め、POS で設定・管理する形です。お客様は、回数券の残りと予約を LINE で確かめられます。お客様向けのアプリはありません。
下の左はお客様が LINE から開く回数券の一覧で、回数券ごとの残り回数と有効期限が出ます。右はお客様が見るカルテで、聴取内容と、店が表示にした施術の写真が並びます。
回数券の名前・残り回数・日付・カルテの内容は、デモデータです。
このページで説明している回数券の機能は、予約と残りの回数の管理です。エステの長期・高額のコース契約は、特定商取引法の「特定継続的役務提供」にあたる場合があり、契約の書面やクーリング・オフ、中途解約についての決まりがあります。対象になる条件と店がすることは、消費者庁の案内で確かめ、詳しくは専門家にご相談ください。
顧客管理と施術の履歴
エステの顧客管理では、予約、カルテ、回数券が同じお客様の記録の中にまとまる作りです。エステサロンで顧客管理システムを予約システムと別に持たなくても、スタッフのアプリでカルテを開くと、回数券の残り回数も一緒に出ます。カルテには施術の前後の写真を付けられ、そのうちお客様に見せる写真を選べます。動画も付けられ、容量は 5GB まで無料、追加は 100GB ごとに月 1,000 円（税込 1,100 円）です。
お客様に見せる写真は、下の管理画面のカルテで 1 枚ずつ「表示中」と「非表示」を切り替えて選びます。お客様に見せない写真は、スタッフメモ写真として分けて残せます。
お客様の写真は、デモ用の画像です。
施術中の会話を録音して残す音声カルテがあり、音声から AI がカルテの下書きを作ります。施術のあとに記録を書く時間を短くしたいときに使えます。お客様も、自分のカルテを LINE で確かめられる作りです。
来店周期と継続運用の費用
来店周期に応じた再予約
来店後のお礼や「○日後の案内」は、シナリオで自動で送れます。送る手段は LINE かメールで、セグメントを細かく切れます。例えば「初回にフェイシャルのコースを受けた人に、次の来店の目安のころに案内を送る」といった組み方です。来店の周期などで相手を絞った配信や、誕生日の配信もできます。
予約の確定とリマインドも、LINE のトークに自動で送れます。自動で送る手段は LINE とメールで、SMS はありません。
スタッフ別の次回予約率を目標値と並べて見られるので、会計のときに次回の予約を取れているかを、スタッフごとに確かめられます。管理画面の「アナリティクス」では、来店のきっかけ別に、新規客数、次回予約率、実リピート率も見られます。分析の機能は、スタンダードプランから使えます（ライトプランでは使えません）。
ホットペッパービューティー（サロンボード）とも予約を連携でき、ホットペッパーから入った予約と自店の予約が同じ予約表にまとまり、ダブルブッキングになりません。個人のエステサロンで新規のお客様をどの経路から集めるかは、エステサロン・個人サロンの集客方法にまとめています。
キャンセルと変更の扱い
無断キャンセルと当日キャンセルを分けて記録・集計できます。日時の変更に変更料を設定でき、その日の中での変更、当日のキャンセル、直前の変更で違約金を分けて決められます。キャンセル料は、Square の支払いリンクを送るか、次の来店の会計（Leporto の POS）で受け取る形で、登録済みのカードへの自動の課金はありません。キャンセル待ちの機能もあります。
プランの選び方
オーナーとスタッフ 1 名まで（オーナーが店に立たない場合は店長とスタッフ 1 名）のエステサロンはライト、スタッフがそれより多いエステサロンや、分析などの経営改善の機能も使うエステサロンはスタンダードが合います。料金で数えるスタッフにオーナー本人は含まず、アシスタントは数えます。金額、初期費用、契約の条件、別にかかる外部サービスの費用は料金・プランをご覧ください。
できること・できないこと
| 項目 | できること | できないこと・条件 |
|---|---|---|
| 予約の枠 | スタッフ・ベッド・機器の枠、コースごとの所要時間、開始時間の指定 | 施術の前後の準備時間を決める設定項目はありません。1 つのコースで複数の設備を押さえる組み方は導入相談で確かめます |
| 受付 | 24 時間のネット予約、LINE からの予約、仮予約 | ホームページに埋め込む予約の部品はありません |
| 問診・同意 | Web 問診、顧客アンケートでの事前の同意 | 同意書の専用の機能はありません |
| 回数券 | 予約とのひもづけ、コースごとの消化、月ごとのサブスク（分割払い）、月額の通い放題 | 期限の通知などの細かい仕様は導入相談でお確かめください |
| 写真 | カルテに写真と動画、お客様に見せる写真の選択 | 動画は 5GB を超えると追加の料金がかかります |
| 通知 | LINE とメールで予約の確定・リマインド・来店後の案内 | SMS では送れません |
| キャンセル料 | Square の支払いリンク、次の来店の会計で受け取る | 登録済みのカードへの自動の課金はありません |
| 店販 | 店販品と在庫数を POS で扱う | オンラインショップはありません |
関連する機能
エステサロンでよく使う機能は、回数券、電子カルテ（写真と音声カルテを含む）、ベッドや機器の枠の管理、LINE 予約とシナリオ配信です。機能ごとのページは準備しています。脱毛サロンの運用例は、内容を確かめたうえで別に準備しています。
よくある質問
機器が 1 台しかないコースで、予約が重ならないようにできますか
できます。機器を設備として 1 台と登録すると、その機器を使うコースは同じ時間帯に 1 件だけ予約を受けます。機器を使わないコースは、その時間帯も予約できます。
回数券の残りの回数は、お客様が自分で確かめられますか
確かめられます。お客様は LINE で回数券の残り、予約、カルテを見られます。
初回のカウンセリングに時間をかけたいのですが、どう設定しますか
初回用のメニューを、カウンセリングの時間を含めた長めの所要時間で登録します。来店前に Web で問診を書いてもらうと、当日の聞き取りの時間を短くできます。
エステサロンの予約システムは、無料のもので足りますか
予約の数が少なく、回数券やカルテを予約と並べて管理しなくてよい店なら、無料の予約ツールで足りることもあります。Leporto は有料の予約システムで、無料のプランはありません。無料の範囲と、足りなくなる場面の見分け方は、予約システムは無料で足りる？で説明しています。
オーナーとスタッフ 1 名のエステサロンはどのプランになりますか
ライト（月 5,000 円、税込 5,500 円）が使えます。ライトはオーナーとスタッフ 1 名まで（オーナーが店に立たない場合は店長とスタッフ 1 名）です。オーナーのほかにスタッフが 2 名以上になるとスタンダード（1 店舗目 月 30,000 円、税込 33,000 円）です。
導入のご相談
コースの時間、ベッドや機器の数、回数券の使い方をうかがったうえで、Leporto で予約の枠をどう組めるかを一緒に確かめます。デモのご希望や導入のご相談は、お問い合わせからお送りください。