インバウンド対応の予約システムで、外国人のお客様の予約を受ける方法：英語の予約画面と、予約の前に伝える5つのこと

インバウンド（外国人・訪日）のお客様の予約を受けるには、英語で開ける予約画面のある予約システムを用意し、メニューの内容・所要時間・キャンセルの決まり・支払い方法・店の場所の5つを、予約の前に読める形で伝えておくのが基本です。

電話やDMのやり取りだけで受けると、日時や料金の行き違いが起きやすく、店の手も止まります。お客様が自分で空き枠を選べる予約画面と、決まりを先に読める案内をそろえると、確認の往復が減り、当日の受付も落ち着いて進められます。この記事では、サロン・整体院・スタジオなど、飲食店以外の店を対象に、予約の入口の作り方、予約前に伝えること、予約後の連絡、当日の受付、無断キャンセルを防ぐ決まりまでを順に説明します。

外国人のお客様の予約で起きやすいこと

日本語の予約ページしかない店では、外国人のお客様の予約は、電話・メール・SNSのメッセージに集まりがちです。そこで起きやすいのは次のようなことです。

どれも「予約の前に読める情報が足りない」ことが元になっています。予約を受ける仕組みと、伝える内容の両方を整えるのが近道です。

予約の入口：英語で開ける予約画面を用意する

お客様が自分で空いている日時を選べる予約画面があれば、メッセージで日時を何度もやり取りする必要がなくなります。外国人のお客様向けには、予約画面を英語で表示できるかを確かめておきましょう。

予約の入口は、お客様が店を見つける場所に置きます。

• Googleマップ：ビジネスプロフィールの予約リンクに、予約画面のURLを入れる。地図で店を見つけた人が、そのまま日時を選べます（手順はGoogleマップから予約を受ける方法）。
• ホームページ・SNS：プロフィールや英語の案内文に、予約画面のリンクを載せる。
• 店頭・名刺：予約画面のURLを読み取れるコードを置く。再来のときの予約に使えます。

予約画面の言語を切り替えられても、メニュー名や説明文が日本語だけだと内容は伝わりません。次の章で、メニューの書き方を決めておきます。

予約の前に伝える5つのこと

予約の前に読める形にしておきたいのは、次の5つです。予約画面のメニューの説明、ホームページの英語の案内、地図のプロフィールなど、お客様が予約の前に目にする場所に同じ内容を書きます。

メニューは「何をして、何分かかるか」を短く書く

日本の店のメニュー名は、外国人のお客様には内容が想像しにくいものがあります。たとえば「ヘッドスパ」「整体」「カット＋カラー」でも、何が含まれ、どれくらい時間がかかるかは店ごとに違います。メニュー名のあとに、内容と所要時間を短い英語で添えると、予約画面で選んだあとの思い違いが減ります。

初めての方が多いメニューは、カウンセリングの時間を含めて長めの所要時間にしておくと、次の予約に押しません。

キャンセルの決まりは、期限と料金を数字で書く

旅行中のお客様は予定が変わりやすく、決まりが伝わっていないと連絡なしのキャンセルにつながります。「何日の何時までなら無料で取り消せるか」「それ以降はいくらかかるか」「どこから取り消すか」を数字で書き、予約の前に読める場所に置きます。決まりの作り方と例文は無断キャンセル対策にまとめています。

予約のあとに送る連絡

予約が入ったら、お客様に予約の内容を確かめてもらう連絡を送ります。外国人のお客様には、次の内容を短い英語でまとめた定型文を用意しておくと、毎回書かずに済みます。

1. 予約の日時（曜日も入れる）とメニュー
2. 店の住所と地図のリンク、入口の目印
3. キャンセルの期限と連絡の方法
4. 当日の持ち物や、来店前にしてほしいこと（髪を洗ってくる必要があるか、動きやすい服装か など）

旅行中の方は、予約した日の前日に予定を確かめ直すことが多くあります。前日に短い連絡を送り、地図のリンクをもう一度届けると、当日の迷子や遅れを防げます。

当日の受付：言葉の壁を減らす準備

当日の受付では、確かめたいことを先に紙や画面にまとめておくと、言葉に自信がなくても落ち着いて進められます。

• カウンセリングの項目：アレルギー、けが、痛むところ、希望の仕上がりなど、施術の前に必ず確かめる項目を、英語と日本語を並べた1枚にしておく。指で選んでもらえる形にすると早く進みます。
• 仕上がりの確認：髪型やネイルは、写真を見ながら希望を確かめる。
• 会計：使える支払い方法を、受付の見える所に示しておく。
• 次の来店：再来の予定がある方には、予約画面のリンクを渡す。

施術中の会話は、翻訳アプリを使えば十分なことも多くあります。大事なのは、施術の前に確かめる項目を漏らさないことです。

無断キャンセルを防ぐ：事前決済と取り消しの期限

予約の前に代金を払ってもらう事前決済は、遠くから予約するお客様の予約を確かなものにし、連絡なしのキャンセルで枠が空くのを防ぎます。全員に事前決済をお願いすると常連の方の手間が増えるため、新規のお客様だけにする、長いメニューだけにする、といった分け方を考えます。

取り消しの期限を決め、期限までは予約画面から自分で取り消せるようにしておくと、予定が変わったお客様からの連絡が早く届き、空いた枠をほかの方の予約に回せます。

Leporto の予約サイトで外国人のお客様の予約を受けると

Leporto の予約サイトは、予約画面を英語に切り替えられます。お客様は英語の画面で空いている日時を選んで予約でき、店はメッセージで日時をやり取りせずに済みます。予約サイトは 24 時間開いているので、時差のある場所からの予約も、店の営業時間を気にせず受けられます。お客様の連絡先は、メールか電話のどちらか一方があれば予約できます。

• 地図からの予約：予約サイトのURLを、Googleビジネスプロフィールの予約リンクに載せられます。
• 仮予約：店が内容を確かめてから確定する「仮予約」を、店舗ごとに使えます。初めての方の予約を、確かめてから受けたい店に向いています。
• 事前決済：予約のときに代金を払ってもらう事前決済を使えます。同じ店の中で、新規の方だけなど、お客様ごとに事前決済にするかを分けられます（決済サービスは Square）。
• 取り消しの期限：お客様が Web で予約を変更・取消できる期限（例：前日まで）を設定できます。お客様は取り消して取り直さなくても、日時を自分で変えられます。
• キャンセル料：取り消しの時期（期限を過ぎてから前日まで・当日・無断）で額を分けて決められ、日時の変更にも変更料を決められます。取り消しや変更の前に、かかる料金がお客様の画面に出るので、決まりを知らなかったという行き違いを防げます。
• 当日の会計：Square の端末で、対面のカード決済を受けられます。
• 来店前の問診：来店前に、Web でカウンセリングシート（問診）を入力してもらえます。
• 集客ポータルでの案内：Leporto の集客ポータル（salon.leporto.jp）に店を載せると、外国のお客様の受け入れ（対応できる言語）を店の情報に出せます。予約は店の予約サイトへつながります。

予約受付の仕組みは予約受付の自動化、事前決済はオンライン決済の機能で詳しく紹介しています。外国人のお客様を迎えるサロンの準備（カウンセリング・施術の説明・集客）は外国人のお客様を受けるサロンの準備にまとめています。

よくある質問

外国人のお客様向けに、予約システムで先に確かめることは何ですか？

予約画面を英語で表示できるか、お客様が自分で空いている日時を選んで予約まで終えられるか、キャンセルの期限を決めて予約の前に伝えられるか、事前決済を使えるか、の4つです。予約画面の言語に加えて、メニューの説明を英語で書いておくことも大切です。

予約フォームを英語にするだけで足りますか？

足りないことが多いです。フォームの項目が英語でも、メニューの内容・所要時間・キャンセルの決まり・支払い方法・店の場所が伝わっていないと、当日の思い違いや遅れが起きます。この5つを予約の前に読める所に書いておきましょう。

外国人のお客様の無断キャンセルが心配です。どうすればよいですか？

キャンセルの期限と料金を数字で書いて予約の前に伝え、予約のあとと前日に予約の内容を確かめる連絡を送ります。そのうえで、新規の方だけ事前決済にするなど、予約の時点で代金を受け取る形にすると、連絡なしのキャンセルで枠が空くのを防げます。

電話やDMで予約を受けるのと、予約画面で受けるのは何が違いますか？

電話やDMでは、日時や料金を確かめる往復が何度も必要で、施術中は返事もできません。予約画面なら、お客様が空いている枠から自分で選ぶので、日時の行き違いが起きにくく、店の手も止まりません。