予約受付の自動化｜指名・予約枠・ダブルブッキング防止の設定

予約受付を自動化するときは、「どのメニューを、誰が、いつから何人まで受けるか」を先に設定しておくことが大切です。条件が決まっていれば、お客様は空いている枠だけを選んで予約でき、店は電話で空きを確かめて手で書き込む作業を減らせます。

Leporto では、お客様は店舗の予約サイトから 24 時間ネット予約でき、LINE の中からも予約できます。メニューごとの所要時間、指名と指名なしの自動の割り振り、同じ時間に受ける予約の数、ベッドや個室の数を設定しておくと、受けられる枠だけが予約サイトに出る仕組みです。このページでは、設定の項目を実際の画面（デモデータ）で説明し、自動で進む部分と店で対応する部分を分けて紹介します。

予約受付を自動化すると変わること

予約受付の作業は、自動にすると次のように分かれます。

受付とメニュー・担当者の条件

予約の入口と、受付から変更・取消まで

お客様は、店舗の予約サイトから 24 時間ネット予約できます。LINE の中からも予約でき、店の LINE 公式アカウントのトークで「予約」とつぶやくだけで予約を始められます。お客様向けのアプリはありません。LINE から予約する流れと、確定・リマインドの通知はLINE予約システムの機能で詳しく説明しています。

店舗が確かめるまで予約を確定しない「仮予約」も、店舗ごとに使えます。初めてのお客様の予約を確かめてから受けたい店や、施術の内容を確認してから枠を確定したい店に向いた使い方です。

取り消しは、お客様が LINE から予約を開いて自分で行えます。日時の変更には変更料を設定でき、その日の中での変更、当日のキャンセル、直前の変更で違約金を分けて決められます。無断キャンセルと当日キャンセルは、分けて記録・集計する形です。

下の画面は予約設定のキャンセル料と変更料の欄です。取り消しの時期で額を分ける設定、キャンセル期限、変更料、料金の受け取り方を同じ画面で決めます。

画面の率・金額・期限はデモデータです。キャンセル料と変更料は、Square の支払いリンクを送るか、次の来店の会計（Leporto の POS）で受け取る形です。登録済みのカードへの自動の課金はありません。

担当者・メニュー・所要時間の設定

メニューごとに所要時間を決め、お客様が選んだメニューの長さで予約の枠を押さえます。お客様がオプションを足すと、予約の時間もその分延びます。予約を受ける開始時間も指定できます（例：毎時 0 分と 30 分だけ）。前後の準備時間を決める設定項目はありませんが、開始時間をしぼると、施術の合間が休みや準備の時間になります。

下はメニューの編集画面です。所要時間のほか、使う設備、対応できるスタッフ、付けられるオプション、予約を受ける時間帯を 1 つの画面で決めます。

メニュー名・価格・時間・スタッフ名はデモデータです。

初めてのお客様だけに出す体験メニューも作れます。新規向けのメニューを、2 回目からのお客様には出さずに予約サイトに載せられます。毎週同じ枠に通うお客様には、同じ枠を自動で取る「繰り返し予約」が便利です。

指名と指名なしの自動の割り振り

スタッフの指名と指名料を設定できます。指名なしで入った予約は自動で割り振れ、割り振り方は次の 4 通りから選びます。

画面の最大同時受付数「3 人」などの値はデモデータです。

電話とネットの予約表・営業時間

電話とネットの予約を 1 つの予約表で管理する

ネット予約や LINE から入った予約は、管理画面の予約表にスタッフごとの列で並びます。電話や店頭で受けた予約も同じ予約表に入れておけば、その枠は予約サイトで選べなくなり、空き枠を 1 か所で管理する形になります。予約が電話から入ったか Web から入ったかを記録し、経路ごとの件数を数えることもできます。

スタッフ名・お客様の名前・メニューはデモデータです。店舗のスタッフは、スマホのブラウザで管理画面を使えます。スタッフ用のアプリもあります。

電話中心の受付からネット予約へ移す手順は、Web予約の始め方で詳しく説明しています。

休日・休憩と、ホットペッパーの予約

予約表の上部には、休憩（BREAK）、予約ブロックの追加、休業日設定のボタンがあり、受けたくない時間を予約表の上でふさげます。

ホットペッパービューティー（サロンボード）とも予約を連携できます。ホットペッパーから入った予約も適宜同期されるので、自店のネット予約と重なってダブルブッキングになることはありません。連携のくわしい説明はホットペッパービューティー（サロンボード）連携のページにあります。

予約枠が重ならないための設定

同時の予約数と並行対応人数

同じ時間に受ける予約の数（店全体）に上限を決められます。席の数やスタッフの人数に合わせて上限を決めておくと、受けきれない数の予約が入りません。スタッフごとには「並行対応人数」があり、1 人のスタッフが同時に 2 人を接客する形にも対応できます。

ベッド・個室・ブースの数で予約を制限する

施術者のほかに、ベッドや機器を設備として登録できます。個室やブースを設備として登録する使い方もできます。設備の数で、同じ時間帯に取れる予約の数を制限するしくみです。たとえばベッドを使うメニューでベッドが 1 台なら、同じ時間帯にそのメニューは 1 件だけ予約でき、ほかはベッドを使わないメニューだけが取れます。

設備名・受付可能数・メニューはデモデータです。スタッフが空いていても設備が埋まっている時間は、そのメニューの枠が予約サイトに出ません。

お客様の画面：オプションとキャンセル待ち

お客様の予約サイトでは、メニューにオプションを足すと、施術時間の目安が延びて表示されます。満席の時間は、キャンセル待ちのスイッチから第 1・第 2 希望の日時を登録してもらえます。

メニュー名・価格・日時はデモデータです。空きが出たときの連絡の順番や例文は、サロンのキャンセル待ちの受け方にまとめています。

料金とプランの選び方

オーナーとスタッフ 1 名まで（オーナーが店に立たない場合は店長とスタッフ 1 名）の店はライト、スタッフがそれより多い店や、分析などの経営改善の機能も使う店はスタンダードが合います。料金で数えるスタッフにオーナー本人は含まず、アシスタントは数えます。金額、初期費用、契約の条件は料金・プランをご覧ください。

できること・できないこと

関連する業種

業種ごとの予約の枠の組み方は、次のページで説明しています。

• 美容室向け予約システム：カット・カラーで違う所要時間と指名、ホットペッパーとの併用
• 整体院向け予約システム：施術ベッドの台数と予約の枠
• 一人サロン・個人サロンの予約システム：施術中で電話に出られない時間の受付と、開始時間のしぼり方
• パーソナルジム向け予約システム：トレーナー 1 人で何人かを受ける並行対応

予約システムを選ぶときの全体の確かめ方は、予約システムの選び方にまとめています。

よくある質問

電話の予約とネット予約が重なることはありませんか

電話で受けた予約を管理画面の予約表に入れておけば、その枠は予約サイトで選べなくなります。ネット予約・LINE・電話の予約を 1 つの予約表で管理する形です。

ホットペッパービューティーと同時に使ってもダブルブッキングになりませんか

なりません。Leporto はホットペッパービューティー（サロンボード）と予約を連携でき、予約は適宜同期されます。

準備や片付けの時間を予約の間に入れられますか

前後の準備時間を決める設定項目はありません。予約を受ける開始時間をしぼると（例：毎時 0 分と 30 分だけ）、施術が終わってから次の開始時間までが準備の時間になります。

ベッドが 2 台しかない店でも、スタッフの数だけ予約が入ってしまいませんか

ベッドを設備として登録し、ベッドを使うメニューに割り当てておけば、同じ時間帯にそのメニューはベッドの台数までしか予約できません。

無断キャンセルのキャンセル料をカードから自動で引き落とせますか

できません。キャンセル料は、Square の支払いリンクを送るか、次の来店の会計で受け取る形です。予約のときの事前決済の機能もあります。無断キャンセルを減らす受付の決め方は、サロンの無断キャンセル対策で説明しています。

導入のご相談

メニューの数と時間、スタッフと設備の数、電話とホットペッパーの使い方をうかがったうえで、Leporto で予約の枠をどう組めるかを一緒に確かめます。デモのご希望や導入のご相談は、お問い合わせからお送りください。

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