予約システムの選び方：店の悩みから決める判断表と、デモで確かめること

予約システムは、ネットでの予約の受付、予約台帳、確認やリマインドの連絡、顧客の記録をまとめて行う仕組みです。予約システムの選び方は、機能の数や月額の安さから入るより、今の店の悩みから必要な機能を決めるほうが失敗しにくくなります。悩みは大きく「予約の取り方」「カルテ」「分析」「費用」の 4 つに分けられます。料金は月額だけでなく、初期費用・追加の料金・決済の手数料・手作業の時間まで含めた総額で比べてください。

この記事では、予約システムでできること、悩み別の判断表、キャンセルや二重予約といった例外の場面の確かめ方、料金の内訳の見方を順に説明します。料金の相場と総額の計算例は予約システムの料金・費用相場で、候補がそろったあとに同じ条件で比べる手順は予約システムの比べ方で扱います。

予約システムとは（できることと主な機能）

予約システムは「予約管理システム」「予約受付システム」とも呼ばれます。呼び方は違っても、中身はおおむね次の機能の組み合わせです。どこまでそろっているかはサービスとプランによって違うので、表の右の列を目安に確かめてください。

予約システム・予約管理システム・予約アプリの違い

この 3 つの言葉に、決まった区別はありません。予約を受ける側の仕組みを指すときに「予約システム」、店の中で台帳や顧客を管理する面を強調するときに「予約管理システム」と呼ぶことが多いです。「予約アプリ」は、スマートフォンで操作する形を指すことが多い言葉です。スマートフォンだけで運用したい場合の選び方は、予約管理アプリの選び方で整理しています。

導入のメリット：電話や紙の台帳と比べて変わること

電話と紙の台帳で予約を受けていると、施術中に電話で手が止まる、聞き間違いで二重に予約が入る、営業時間の外に予約を受けられない、といったことが起きがちです。予約システムでは、お客様が空いている枠だけを選ぶので、聞き間違いによる二重予約を防ぎやすくなります。営業時間の外でも予約を受けられ、前日の連絡も自動で送れます。

ただし、予約システムを入れれば何もしなくてよくなるわけではありません。キャンセルの扱い、ほかの予約経路との突き合わせ、カルテの書き方など、店の決まりは人が決める必要があります。次の節で、選ぶ前に決めておくことを確かめます。

選ぶ前に決めておく 4 つのこと

予約システムの比較を始める前に、次の 4 つを紙に書き出しておくと、候補を絞りやすくなります。ここが決まっていないと、どのサービスも同じように見えてしまいます。

1. 予約の取り方：スタッフの指名で受けるか、時間の枠で受けるか、定員のある枠で受けるか。1 回の施術に何分かかり、メニューの組み合わせで時間が変わるか。
2. 予約が入ってくる経路：電話、LINE、Instagram の DM、ホットペッパービューティーなどの予約サイト、来店時の次回予約。今、どの経路から何割くらい入っているか。LINE で受ける方法はLINE で予約を受ける方法で比べています。
3. 例外のときの決まり：キャンセルや変更を何日前まで受けるか。当日の遅刻や無断キャンセルをどう扱うか。
4. 使う人と端末：誰が予約を見て、誰が入力するか。パソコン・タブレット・スマートフォンのどれで操作するか。

この 4 つは、システムの設定画面でそのまま聞かれる内容でもあります。先に決めておくと、無料体験の期間を設定作業だけで使い切らずに済みます。

店の悩み別の選び方（判断表）

上位の比較記事の多くは、予約システムを「汎用型」「業種特化型」「LINE 型」などの種類で分け、サービスを並べて紹介しています。種類の分け方は候補を知るのに役立ちますが、自分の店に何が必要かは、種類からは決まりません。そこでこの記事では、店の悩みから必要な機能を決める判断表を示します。いちばん困っている行から読んでください。

予約の取り方で選ぶ

美容室・ネイル・まつげ・エステ・整体のように、担当者を決めて時間で予約を受ける店では、スタッフ別の予約枠とメニューごとの所要時間が要になります。ヨガやピラティスのように定員のある枠で受ける店では、定員の管理と回数券・月謝の扱いが分かれ目です。整骨院・接骨院・整体院のように、施術者に加えてベッドの空きや保険と自費のメニューを分けて枠を作る店の確かめどころは、整骨院・整体院の予約システムの選び方で説明しています。

複数の経路から予約が入る店は、経路をまとめられるかを最初に確かめてください。とくにホットペッパービューティーと自社の予約ページを両方使う店では、同じ時間に両方から予約が入る心配があります。2 つの予約をまとめて管理する流れは、ホットペッパーと自社予約を併用する方法をご覧ください。

カルテで選ぶ

予約とカルテが別々だと、予約を見てから紙のカルテや別のアプリを探す手間が毎回かかります。担当が変わる店や、薬剤・アレルギーなどの注意点を引き継ぐ店では、予約の画面からカルテを開けるかが大事です。カルテに何を書くかは、業種別の用紙をサロンのカルテ テンプレートで配っています。システムを選ぶ前に、今のカルテの項目をこの用紙と見比べておくと、必要な入力欄がはっきりします。

分析で選ぶ

予約システムの多くは、予約の件数や売上の合計を出せます。差が出るのは、新規のお客様と再来のお客様を分けて数えられるか、来店のきっかけ（ホームページ、Instagram、紹介、予約サイトなど）ごとに見られるかです。広告や予約サイトにお金をかけている店ほど、きっかけ別に「新規が何人来て、何割が戻ってきたか」を見られると、広告費の判断がしやすくなります。きっかけ別の数字を含め、経営で見る数字の全体は美容室経営・サロン経営で見る数字で整理しています。

費用で選ぶ

費用を最優先にする場合も、月額だけで決めないでください。1 人の店で予約を受けられれば十分なら、無料プランで足りることも多いです。無料の範囲で足りるかの判断は、無料の予約システムで足りなくなるときに規模別のチェックリストがあります。有料のサービスと比べるときは、後半の「総額の計算」で、手作業の時間まで含めて並べてください。自分で作る場合の費用と手間は、予約システムを自作するか、導入するかで見積もりの手順を紹介しています。

例外の場面で差が出る：キャンセル・変更・二重予約

予約システムの差は、予約がふつうに入るときより、キャンセル・変更・二重予約といった例外の場面で出ます。上位の記事では「キャンセル対策ができる」「ダブルブッキングを防げる」とまとめて書かれることが多いのですが、実際には場面ごとに確かめる点が違います。無料体験やデモのときに、次の表の場面を自分で試してみてください。

キャンセル料をとるかどうか、とる場合の金額と期限は、店の規約として先に決めて、予約ページに表示しておく必要があります。規約の書き方は法律に関わることもあるので、文面に迷ったときは専門家に相談してください。リマインドの送り方は予約リマインドの例文で、無断キャンセルへの備えはサロンの無断キャンセル対策で詳しく扱っています。キャンセルで空いた枠を埋める手順はサロンのキャンセル待ちの受け方にまとめています。

予約システムの料金：内訳と、料金の体系の見方

予約システムの料金は、月額だけで決まるわけではありません。上位の記事でも「月額・初期費用・決済手数料・オプションを分けて見る」ことがすすめられていますが、比べるための計算までは示されていないことがほとんどです。まず内訳を確かめ、次に契約期間の総額を出します。

料金の内訳

料金の体系は主に 5 つ

料金の決まり方は、サービスによって次のように分かれます。1 つのサービスが、いくつかを組み合わせていることもよくあります。

• 無料プランと有料プランを分ける形（件数や機能で無料の範囲を決める）
• 店舗ごとの定額
• スタッフの人数で増える形
• 予約件数や顧客数の段階で増える形
• 月額は安く、決済の手数料で成り立つ形

店の規模が変わったときに料金がどう増えるかは、体系によって大きく違います。スタッフが増える予定の店はスタッフ数で増える形を、予約の件数が多い店は件数の段階で増える形を、とくに注意して見てください。

相場の金額は、比較記事によって示す幅が違い、調べた時点や税込・税抜の違いもあります。この記事では相場の数字を示しません。候補が決まったら、各社の公式の料金ページで最新の金額を確かめてください。

総額の計算：契約期間で比べる

料金を比べるときは、次の式で契約期間の総額を出します。1 年契約のサービスがあるので、月額ではなく 12 か月分で並べると比べやすくなります。

12か月の総額 ＝ 初期費用 ＋（月額料金 ＋ 追加の料金）× 12
　　　　　　 ＋ 決済の手数料と従量の料金の 12 か月分
　　　　　　 ＋ 残る手作業の時間 × 時給の目安 × 12

次の図は、上の式の費用を、最初に 1 回かかるもの、毎月の料金、使った分、残る手作業に分けたものです。

手作業の時間には、ほかの予約経路の予約を書き写す時間、カルテを探す時間、売上や来店の数字を表計算ソフトで集計する時間などが入ります。システムを替えても、手作業がすべてなくなるわけではありません。替えたあとに残る時間を見積もってください。

計算の例を示します。A と B は特定のサービスではなく、金額と時間はすべて計算の流れを示すための仮の値です。

この仮の値では、月額は B のほうが高くても、手作業の時間まで含めると、総額は B のほうが 2 万円ほど安くなります。反対に、A のままでも手作業がほとんど残らない店なら、A のほうが安く済みます。どちらが安いかは店によって変わるので、自分の店の数字を入れて計算してください。決済の手数料は、事前決済を使う店だけ「月の決済額 × 手数料率」を足します。事前決済の方法と手数料の考え方は予約の事前決済で説明しています。

無料体験・デモで確かめるチェックリスト

候補を同じ条件で並べて絞る手順は、冒頭で紹介した予約システムの比べ方にまとめています。候補を 2〜3 個に絞ったら、無料体験やデモで実際に操作します。説明の資料だけではわからないことを、次の順に確かめてください。

顧客の情報を預ける仕組みなので、スタッフごとに見られる範囲を分けられるか、退職したスタッフのアカウントを止められるかも確かめておくと安心です。

導入と乗り換えの進め方

選んだあとは、次の順に進めると予約の取りこぼしを防ぎやすくなります。

1. メニュー・所要時間・スタッフ・営業時間を設定する
2. キャンセルや変更の規約を決めて、予約ページに表示する
3. 今の顧客の一覧と、すでに入っている先の予約を移す
4. 自分とスタッフで、予約・変更・キャンセルを一通り試す
5. ホームページ・Instagram・LINE などの予約のリンクを差し替える
6. しばらくは電話の予約も受けながら、ネットの予約に慣れてもらう

前のサービスから移るときの手順とデータの書き出しの注意は、無料の予約システムで足りなくなるときの「乗り換えるときの進め方」にまとめています。

カルテと分析まで 1 つにまとめたい店へ

予約を受けるだけでなく、カルテと売上・集客の分析まで 1 つにまとめたい店には、Leporto も選択肢の 1 つです。Leporto は、予約・顧客・カルテ（音声カルテを含む）・売上と集客の分析・LINE 連携をまとめた、経営改善型の予約管理システムです。ホットペッパービューティー（サロンボード）の予約とまとめて管理でき、スタッフの勤怠や多店舗・FC 本部の機能もあります。管理画面の「アナリティクス」で見られるのは、来店のきっかけ別の新規客数と再来率です。新規・既存ごとの売上、次回予約率、実リピート率なども画面で確かめられるため、判断表の「分析」の行に当てはまる店に合います。無断キャンセルへの備えとしては、予約の確定とリマインドを LINE のトークかメールで自動で送れます。無断キャンセルと当日キャンセルを分けて記録・集計でき、予約のときの事前決済の機能もあります。予約の受付から確定・リマインドまでの動きは予約受付の機能のページで紹介しています。

Leporto の管理画面の予約表では、1 日の予約をスタッフごとの列に並べて確かめられます（表示はデモデータ）。

反対に、1 人の店で予約を受けられれば十分という場合は、無料プランのほうが合うこともあります。Leporto の料金（税抜）は、ライトが月 5,000 円（オーナーとスタッフ 1 名まで）、スタンダードが 1 店舗目 月 30,000 円（スタッフ 5 名まで）、2 店舗目以降は月 10,000 円です。スタッフの追加は 1 名につき月 2,000 円で、契約は 1 年単位です。初期費用は、自分で設定すれば無料、設定の代行を頼む場合は 1 店舗 30,000 円で、データの移行も含みます。上の総額の式に入れて、今の方法と比べてみてください。プランの違いはプランごとの料金と含まれる機能にまとめています。

よくある質問

予約システムと予約管理システムは違うものですか？

決まった区別はなく、ほぼ同じ意味で使われています。予約を受ける面を指すときに「予約システム」、台帳や顧客の管理の面を強調するときに「予約管理システム」と呼ぶことが多いです。選ぶときは名前ではなく、この記事の機能の表で、必要な機能がそろっているかを確かめてください。

予約システムの料金の相場はいくらですか？

無料のものから、店舗ごとに月数万円のものまで幅があり、比較記事によって示す相場も違います。料金は初期費用・月額・追加の料金・決済の手数料・従量の料金の組み合わせで決まるので、相場の数字より、契約期間の総額で比べるほうが確実です。金額は各社の公式の料金ページで確かめてください。費用の内訳と 12 か月・24 か月の総額の計算例は、冒頭で紹介した予約システムの料金・費用相場の記事にまとめています。

電話の予約はやめたほうがよいですか？

すぐにやめる必要はありません。電話で予約したいお客様もいるので、ネットの予約を足して、しばらくは両方を受けるのが現実的です。そのときは、電話で受けた予約もネットの予約と同じ台帳に入れて、二重予約を防いでください。電話の予約からネットの予約へ切り替える手順はWeb予約システムの始め方で説明しています。

無料体験の期間で何を確かめればよいですか？

この記事の「無料体験・デモで確かめるチェックリスト」の順に試してください。とくに、キャンセルや変更、ほかの予約経路との二重予約といった例外の場面は、資料だけではわかりにくいので実際に操作して確かめるのがおすすめです。

ホットペッパービューティーを使っていても、予約システムは必要ですか？

ホットペッパービューティーだけで予約が回っている店もあります。ただ、自社のホームページや LINE からも予約を受ける場合や、来店のきっかけごとに新規と再来を数えたい場合は、予約をまとめて管理できる仕組みがあると手間が減ります。掲載を続けるかの判断は、掲載料を新規客 1 人あたりで割る計算から始めてください。