サロンの予約の事前決済：キャンセル料と返金の扱いと、導入の前に決めること（方法・手数料）

予約システムの事前決済は、予約のときにお客様にお金を払ってもらう、またはカードを登録してもらう仕組みです。無断キャンセルの抑止とキャンセル料の回収に役立ちますが、方法によって手数料の負担と返金の手間が大きく変わります。導入の前に決めることは3つです。全額前払い・カード登録・予約金のどれにするか、手数料が自店でいくらになるか、キャンセルと返金をどう扱うかです。この記事では、3つの方法の比べ方、手数料の計算例、キャンセル料と返金の考え方、運用のチェックリスト、お客様への案内文の例を順に説明します。

予約の事前決済には3つの方法がある

「事前決済」とひとまとめに呼ばれていても、お金が動く時期の違う3つの方法があります。どれに対応しているかは予約システムや決済サービスによって違うため、まず自店に合う方法を決めてから仕組みを選びます。

全額前払いは、無断キャンセルが起きても料金が手元にある点で、回収の心配がいちばん少ない方法です。その代わり、当日にメニューが変わったときの差額や、キャンセルのときの返金の処理が増えます。カード登録は、予約のハードルを上げにくい方法です。ただし、実際にお金を受け取るのはキャンセル料を請求した時点なので、請求できなかった場合の扱いを確かめておきます。予約金は、両者の中間です。料金の一部だけを先に受け取るため、手数料も返金の額も小さく抑えられます。

事前決済を入れるメリット

いちばんのメリットは、無断キャンセルを減らす効果が期待できることです。予約のときにお金やカードの情報を預けると、お客様は予約を「約束」として受け止めやすくなります。「とりあえず押さえておく」予約も入りにくくなるでしょう。次に、キャンセル料を回収しやすくなります。ポリシーにキャンセル料を書いていても、無断キャンセルのあとに連絡して払ってもらうのは簡単ではありません。事前決済なら、受け取った額や登録したカードから差し引けます。当日の会計が短くなる点も見逃せません。全額前払いなら、施術が終わったあとは追加の分だけを精算すれば済みます。最後の予約のあとのレジ締めの作業も軽くなります。

ただし、事前決済を入れれば無断キャンセルがなくなる、というわけではありません。予約の確認や前日のリマインド、連絡しやすい窓口と組み合わせて効果が出ます。流れの全体は無断キャンセル対策で、リマインドの文面は予約リマインドの例文で説明しています。

デメリットと、導入の前に確かめること

1つ目のデメリットは、決済手数料がかかることです。手数料は受け取る額に対する割合で決まることが多く、全額前払いでは毎月の負担が大きくなります。次の節で計算の方法を説明します。2つ目は、予約の途中でやめる方が出ることです。初めての店にカードの情報を入れることに不安を感じる方や、スマートフォンでの支払いに慣れていない方もいます。カードを持たない方の予約をどう受けるかも決めておきます。3つ目は、返金と差額の処理が増えることです。キャンセルの期限内の取り消し、店の都合での日程の変更、当日のメニューの変更などで、返金や追加の請求が生じます。返金したときに決済手数料が戻るかどうかは、サービスによって違います。導入の前に、返金の方法と手数料の扱いを決済サービスの規約で確かめてください。

決済手数料はいくらかかるか：店の負担の計算

決済手数料の率は、予約システムや決済サービスごとに決まっています。公式の料金ページで確かめた例では、Square 予約がオンラインの前払いで3.6%、手入力や保存したカードでの支払い（無連絡のキャンセルの手数料を含む）で3.75%です。Airリザーブは3.24%と案内しています（いずれも2026年10月18日に確認。料金は変わることがあるため、契約の前に公式のページで確かめてください）。これとは別に、月額の利用料や、売上を口座に振り込むときの手数料がかかるサービスもあります。予約システム全体の費用の比べ方は、予約システムの料金・費用相場にまとめています。

計算のしかた

月の手数料は、次の式で出せます。

月の手数料 ＝ 1件あたりに事前に受け取る額 × 月の件数 × 手数料率

次の表は、計算の手順を示すための仮の数字の例です。客単価8,000円、月の予約200件、そのうち無断キャンセル4件、手数料率は3.6%（カード登録の請求は3.75%）と置きました。実在の店やサービスの数字ではありません。

カード登録の行は、キャンセル料を請求した分だけを数えています。来店した方の会計も登録したカードで受けるなら、その額にも手数料がかかります。

次の図は、上の式の 3 つの項目が、方法ごとに何を指すかをまとめたものです。

比べるときの2つの視点

1つ目は、いま店頭でカードや電子マネーの支払いがどれだけあるかです。すでに多くのお客様が店頭でキャッシュレスで払っているなら、その分の手数料はもともとかかっています。事前決済で増える負担は、手数料率の差と、現金で払っていた方の分になります。2つ目は、無断キャンセルで失っている額との比較です。例の店で無断キャンセルが月4件あり、1件あたりの粗利（売上から材料費を引いた額）が6,000円なら、失っている粗利は月24,000円です。全額前払いの手数料57,600円はこれを上回りますが、予約金なら14,400円に収まります。例の数字では予約金やカード登録のほうが負担は小さくなりますが、結論は店によって変わります。自店の件数と単価、無断キャンセルの件数を入れて計算してください。

キャンセル料と返金の扱い：消費者契約法第9条の考え方

事前に受け取ったお金からキャンセル料を差し引くときも、キャンセル料の上限の考え方は変わりません。お客様が個人の場合、店とお客様の契約には消費者契約法が関わります。同法第9条第1項第1号は、契約の解除に伴う損害賠償の額を予定する条項や違約金を定める条項について定めています。これらを合わせた額が、解除の事由や時期などの区分に応じて、同じ種類の契約の解除で事業者に「生ずべき平均的な損害の額」を超える場合、超える部分は無効です。そのため、「事前決済の料金はキャンセルの場合も返金しません」とポリシーに書いても、自店の平均的な損害を超える部分は返金を求められる可能性があると考えられます。同じ第9条の第2項は、キャンセル料などを請求する場面で、お客様から説明を求められたときは、算定の根拠の概要を説明するよう努めなければならない、と定めています（努力義務）。

キャンセル料の決め方（自店の記録から時期ごとの損害を出す手順）は、上で紹介した無断キャンセル対策のガイドで説明しています。事前決済を入れるときも、その金額をそのまま使ってください。なお、消費者庁の長官の記者会見（2024年12月12日）では、「解約料の実態に関する研究会」で議論の整理がまとまったことと、今後の消費者法制度の検討に盛り込む考えが示されています。キャンセル料のルールが見直される可能性もあるため、ポリシーを作るときは最新の情報を確かめてください。

ここまでは法律の考え方の概要です。自店のポリシーの文言や金額、返金しない条件が適切かどうかは、弁護士などの専門家や、お近くの消費生活センターに相談してください。

時期ごとの返金の例

返金の扱いは、キャンセルの時期と理由ごとに決めておくと迷いません。次の表は扱いの例です。期限や割合は自店のポリシーに合わせてください。

一部の予約だけに事前決済を求める方法

すべての予約に事前決済を求めると、予約のハードルが上がります。そこで、無断キャンセルの影響が大きい予約にだけ求める方法があります。対象の例は、新規のお客様、所要時間が長いメニューや高額なメニュー、埋まりやすい土日や夕方の枠、無断キャンセルが続いた方です。どの予約で無断キャンセルが多いかは、予約の経路や曜日ごとの記録から確かめます。対象を絞るときは、条件をポリシーと予約ページにはっきり書きます。同じ条件にあたるお客様には同じように求め、スタッフの判断で変えないことも大切です。メニューごとや顧客ごとに事前決済の有無を切り替えられるかは、予約システムによって違います。予約システムの比べ方は予約システムの選び方をご覧ください。

返金・キャンセル対応の運用チェックリスト

事前決済を始める前に、次の項目を決めて、スタッフ全員で共有します。

• □ 3つの方法のうち、どれを使うか（メニューや顧客によって分けるか）
• □ キャンセル料が無料になる期限（日付と時刻で書く）
• □ 時期ごとのキャンセル料の額と、その根拠のメモ
• □ キャンセル料を免除する場合（体調不良、交通機関の停止、店の都合など）
• □ 返金の方法と、お客様に返金が届くまでの目安を決済サービスで確かめたか
• □ 返金のときに決済手数料が戻るか、店の負担になるか
• □ 当日のメニュー変更で差額が出たときの精算のしかた
• □ 日程の変更を、返金ではなく振り替えで受けるか
• □ 返金とキャンセル料の処理をする担当者と、確認する人
• □ 返金した日・額・理由を、顧客の記録に残す方法
• □ カードを持たない方の予約の受け方
• □ 予約ページ・確認の連絡・リマインドに、ポリシーを載せたか

キャンセルで空いた枠は、キャンセル待ちの方に案内すれば埋め直せることがあります。手順はキャンセル待ちの受け方で説明しています。

お客様への案内文の例

事前決済を始めるときは、始める日の前から予約ページやLINEで知らせます。理由と、お客様にとっての便利さを添えると受け入れられやすくなります。［ ］の中を自店の内容に差し替えてください。

■事前決済の開始のお知らせ

［2026年〇月〇日］のご予約から、［新規のお客様のご予約／〇〇のメニュー］は、
ご予約のときに［料金の全額／予約金〇〇円］をオンラインでお支払い
いただく形に変わります。

・ご来店当日のお会計は、［追加のメニューや店販品の分だけ／残りの金額だけ］です
・お支払いには［クレジットカード］がご利用いただけます

■キャンセル・変更について
［ご予約日の前日18:00］までのご連絡は、全額を返金いたします。
それ以降のキャンセル・ご連絡のないキャンセルは、
キャンセルポリシーに沿ってキャンセル料を差し引いて返金いたします。
体調不良や交通機関の停止の場合は、［全額を返金／日程の変更］で対応いたします。
返金がお手元に届くまでの日数は、お支払いの方法によって異なります。

ご予約の枠をお待ちのお客様にご案内できるよう、ご協力をお願いいたします。
キャンセルポリシー：［URL］
ご不明な点は［LINE／お電話〇〇］までお問い合わせください。

［サロン名］

文例の中の期限・キャンセル料・返金の扱いは、キャンセルポリシーの内容と同じにします。食い違いがあると、どちらに従うかでお客様ともめる原因になります。

Leporto の事前決済

Leporto は、予約・顧客・カルテ・売上と集客の分析を1つにまとめた、サロン向けの予約管理システムです。予約のときの事前決済の機能があり、無断キャンセルと当日キャンセルを分けて記録・集計できます。決済の手数料は、使う決済サービスの料率がそのままかかります。たとえば Square を使う場合は Square の料率で、Leporto が手数料を上乗せすることはありません。予約の確定とリマインドは LINE のトークに自動で送れるので、ポリシーを予約の直後と前日に伝える流れも作れるでしょう。機能の紹介は事前決済の機能のページにあります。使える支払いの方法や手数料は、導入の相談のときに確かめてください。

キャンセル料や変更料の受け取り方は、管理画面の予約設定で決めます。Leporto では、お客様へ Square の支払いリンクを送るか、次の来店の会計（POS）で受け取る形をとれます。登録済みのカードへの自動の課金はありません（表示はデモデータ）。

参考にした公的機関の資料

いずれも2026年10月18日に参照しました。

• e-Gov 法令検索「消費者契約法」 https://laws.e-gov.go.jp/law/412AC0000000061
• 消費者庁「新井消費者庁長官記者会見要旨（2024年12月12日）」 https://www.caa.go.jp/notice/statement/arai/040492.html

よくある質問

事前決済を入れると、予約は減りませんか？

カードの情報を入れる手間や不安から、予約の途中でやめる方が出ることはあります。影響を抑えたい場合は、全額前払いではなくカード登録や予約金にする、新規の方や長いメニューだけに求める、といった方法があります。始める前後で予約の件数と無断キャンセルの件数を比べ、続けるかどうかを判断してください。

事前決済で受け取ったお金は、キャンセルの場合に返金しなくてもよいですか？

ポリシーに「返金しない」と書いても、自店の平均的な損害を超える部分は、消費者契約法第9条により無効とされる可能性があります。時期ごとの損害を記録から出し、その範囲でキャンセル料を差し引いて返金する形にするのが無難です。詳しくは専門家に相談してください。

返金すると、決済手数料は戻ってきますか？

返金のときに手数料が戻るかどうかは、決済サービスによって違います。戻らない場合は、返金のたびに手数料が店の負担になります。導入の前に決済サービスの規約で確かめ、ポリシーの返金の扱いを決めてください。

カードを持っていないお客様の予約はどうすればよいですか？

事前決済の対象を一部の予約に絞っているなら、対象外の予約として店頭で払ってもらう方法があります。全員に求める場合も、電話で予約を受けてポリシーを伝え、記録に残すといった、カード以外の受け方を決めておいてください。対応できる支払い方法は、予約システムや決済サービスによって違います。