サロンのカルテ テンプレート（無料・業種別6種）

公開日 更新日 編集 Leporto 編集部 カテゴリー カルテと接客

業種ごとに色分けしたカルテの用紙を扇形に広げた手元と、クリップボードに挟んだ記入用紙

このページでは、美容室・ネイル・まつげ・エステ・整体・パーソナルジムの6業種向けに、カルテのテンプレート（A4・PDFの用紙）を無料で配っています。どの用紙も2枚組です。1枚目は初回にお客様と書く「カウンセリングシート」、2枚目は来店のたびにスタッフが書く「施術の記録」です。各項目を「なぜ書くのか」とあわせて説明し、書き方のコツ、個人情報の同意と保管、紙と電子カルテの比較までまとめました。印刷してそのまま使え、店内でのコピーも自由です。

サロンのカルテは何のために書くのか

カルテの役割は、大きく分けて4つあります。1つ目は安全です。アレルギーや服用中の薬、過去のかぶれを、施術の前に確かめられます。2つ目は再現です。前回の薬剤やカラー番号、デザインがわかれば、お客様に同じ説明を繰り返してもらわずに済みます。3つ目は引き継ぎです。担当が休んだり替わったりしても、ほかのスタッフが同じ前提で対応できます。4つ目は経営の振り返りです。ご来店のきっかけや次回の予約の記録は、集客の方法や再来店の声かけを見直す材料になります。このあとの説明では、各項目がこのどれに役立つのかを添えています。

カルテ用紙の構成（6業種共通）

1枚目：カウンセリングシート（初回にお客様と書く）

1枚目は、初めて来店したお客様に書いてもらう用紙です。どの業種にも共通する欄は次のとおりです。

  • 基本情報：お名前・ふりがな、生年月日、性別、電話番号、メールアドレス、ご住所、ご職業、緊急連絡先
  • ご来店のきっかけ：ホームページ、Instagram、LINE、ホットペッパー、Google マップ、ご紹介、通りがかりなど
  • ご案内について：施術中の会話の好み、ご案内の連絡方法、次回のご来店の目安
  • 同意欄：個人情報の取り扱い、施術写真の記録、写真の SNS 等への掲載（3つを別々にチェック）とご署名

この間に、業種ごとの4つの欄（状態・注意・ご希望など）が入ります。1枚目の項目の聞き方と書いてもらう順番は、カウンセリングシートの項目例でも説明しています。

共通の欄にも、それぞれ理由があります。緊急連絡先は、施術中に体調が急に悪くなったときのためです。ご来店のきっかけは、どの集客に効果があったかを後から数えるのに使います。数え方と経路ごとの表の作り方は美容室の集客：集客経路の数え方と広告費の決め方にまとめています。施術中の会話の好みは、聞きにくいけれど満足度に関わる項目です。担当が変わっても同じ接し方ができます。

2枚目：施術の記録（毎回スタッフが書く）

2枚目は、来店のたびにスタッフが1行ずつ書き足す表です。列は「日付・メニュー・担当・業種ごとの記録欄・金額・次回」の6つです。業種ごとの記録欄には、次回の施術を同じ条件で再現するのに必要なことを書きます。美容室なら薬剤の配合と放置時間、ネイルならジェルとカラーの番号です。まつげ・眉とエステの用紙には顔の図があり、デザインや肌の気になるところを図に直接書き込めます。まつげ・眉の用紙には、目元の拡大図もあります。

2枚をどう使い分けるか

カウンセリングシート（1枚目）施術の記録（2枚目）
書く人お客様（スタッフが聞きながら補う）担当スタッフ
書くとき初回の来店時。体質や希望が変わったら書き直す毎回の施術のあと
書く内容変わりにくい情報（体質・注意・好み）毎回変わる情報（施術内容・材料・金額・次回）
主な使い道安全の確認、提案の前提再現、変化の確認、次回の予約

次の図は、上の表の 2 枚の用紙の使い分けを、用紙ごとにまとめたものです。

カルテ用紙の 2 枚の使い分けの図。1 枚目のカウンセリングシートは、お客様がスタッフに補ってもらいながら初回の来店時に書き、体質や希望が変わったら書き直す。変わりにくい情報（体質・注意・好み）を書き、安全の確認と提案の前提に使う。2 枚目の施術の記録は、担当スタッフが毎回の施術のあとに書く。毎回変わる情報（施術内容・材料・金額・次回）を書き、再現、変化の確認、次回の予約に使う。

カウンセリングシートは、一度書いて終わりにしないことが大切です。妊娠・服薬・アレルギーは来店の間に変わることがあります。施術の前に「前回からお体の変化はありませんか」と確認し、変わったところは日付を添えて書き足してください。

業種別：カルテに書く項目と、その理由

美容室・美容院のカルテ

美容室のカルテでいちばん大事なのは、これまでの薬剤の履歴です。カラー・ブリーチ・パーマ・縮毛矯正の時期によって、薬剤の選び方が変わるためです。他店での施術やホームカラーも聞いておくと、仕上がりの読み違いを防げます。

用紙の1枚目には、髪の状態（太さ・毛量・クセ・ダメージ・白髪・生えグセ）、これまでの施術の時期とお店、頭皮・体質、ご希望の4つの欄があります。「してほしくないこと」と「お手入れにかけられる時間」の欄もあります。どちらも仕上がりへの不満を防ぐための項目です。

頭皮・体質の欄には、カラー剤やパーマ剤でかぶれた経験と、パッチテストの記録を書きます。消費者庁の消費者安全調査委員会は、毛染めの前には毎回、48時間前に皮膚アレルギー試験（パッチテスト）をするよう呼びかけています。以前は問題がなくても、体質の変化でかぶれることがあるためです（出典は記事の最後の「参考にした公的機関の資料」）。2枚目の記録欄には「薬剤・配合・放置時間／仕上がり」を書きます。同じ色を次回も出すための、いちばん頼りになる情報です。配合の書き方と記入例、パッチテストの記録の残し方は美容室のカルテの項目と書き方で説明しています。

ネイルサロンのカルテ

ネイルのカルテで大事なのは、爪の状態と生活上の制限です。施術の種類（ハンド・フット）、爪の形・厚み、二枚爪や割れなどのトラブル、いまの爪の状態（自爪・ジェル・スカルプ）を書きます。お仕事や家事の内容、職場や学校のデザインの制限を聞いておくと、提案したデザインが使えないという行き違いを防げます。

体質・注意の欄には、ジェルやアセトンでかぶれた経験を書きます。かぶれた経験のある方には、使う製品を変えるなどの判断が必要になるためです。持ちの希望（2週間〜4週間以上）と、付け替えのときにオフするかフィルインにするかも書いておくと、次の予約の間隔を決めやすくなります。2枚目の記録欄は「ジェル・カラー番号・オフ／持ち」です。前回のデザインを同じ色で再現できるよう、番号まで書くことをおすすめします。項目ごとの記入例はネイルサロンのカルテの項目と書き方で説明しています。

まつげ・眉サロン（マツエク）のカルテ

マツエクのカルテは、目元の安全に関わる項目が中心です。グルーや薬剤でかぶれた経験、目の病気や手術歴（レーシックなど）、コンタクトレンズの種類を必ず聞きます。自まつげの太さ・量・向きは、エクステの太さや長さを選ぶ前提になります。寝る向きやクレンジングの種類は、持ちが左右で違うときに原因を探す手がかりです。

この用紙だけ、2枚目に「目元の拡大図」があります。目頭・中央・目尻に分けて、長さ（mm）・カール・本数を書き込めます。顔の図には眉頭・眉山の目安の点線があるので、眉のデザインもそのまま描き込んでください。前回と今回のデザインを左右に並べて書けるので、変えた点がひと目でわかります。目元の図の記入例はマツエクのカルテの項目と書き方にあります。

エステサロンのカルテ

エステのカルテでは、肌の状態と健康の状態を分けて書きます。肌タイプやお悩み、使っている化粧品、日焼け止めの習慣は、施術とホームケアの提案の前提です。健康の状態の欄には、アレルギー（食べ物・化粧品・金属）、服用中の薬、妊娠・授乳、ペースメーカーや体内の金属、最近の手術を書きます。機器によっては、ペースメーカーや体内に金属がある方には使えないものがあります。使う機器の取扱説明書で注意事項を確かめ、カルテの記入と照らし合わせてください。

コースの欄には、コース名・回数券・残り回数・有効期限を書きます。残り回数の数え違いは、お客様との行き違いになりやすいためです。2枚目には顔の図が2つあり、「前回までの状態」と「今回の気になるところ」を描き分けられます。フェイシャルエステのカルテとしてはこの用紙をそのまま使えます。アロマトリートメントやフットケアの店でも、施術した部位と使った精油やクリームを記録欄に書けば使えます。顔の図の使い方と記入例はエステのカルテの項目と書き方で説明しています。

整体・接骨・鍼灸院のカルテ（無料・PDF）

整体のカルテは、症状の経過を追える形で書くことが大切です。つらいところ、いつから、きっかけ、つらさ（0〜10）、つらくなる動きを初回に書いてもらいます。2枚目の記録欄には、施術の前後のつらさを0〜10で書く列を設けました。同じ物差しで記録すると、回を重ねたときの変化をお客様と一緒に確かめられます。

既往歴・手術歴、通院中の病気・服用中の薬は、施術の強さや触る場所を決めるのに欠かせません。「触られたくないところ」の欄もあります。鍼灸院のカルテのテンプレートとしても使えるよう、1枚目に鍼やお灸の経験の有無を聞く欄を入れました（PDF は下の表からダウンロード）。問診で聞く項目の表や、病歴・服薬を扱うときの同意と保管は、整体院・鍼灸院の顧客管理：問診票とカルテに残す項目で説明しています。

健康保険を使う施術の記録（施術録）は、この用紙とは別に、国の通知で定められた記載事項と保存のルールに沿って作る必要があります。 柔道整復の療養費や、はり・きゅう・あん摩マッサージ指圧の療養費の受領委任には、それぞれ厚生労働省の通知があります。この用紙は、自費の施術や、予約と顧客の記録のために使ってください。通知で確かめられる記載事項と経過の書き方は整骨院・接骨院の施術録の書き方にまとめています。そのうえで施術録の詳しい扱いは、所属の団体や地方厚生（支）局に確認されることをおすすめします。

パーソナルジム・ヨガ・ピラティスのカルテ

パーソナルジム（パーソナルトレーニング）のカルテは、目的と健康の状態から始めます。目的（体重を減らす・筋力をつける・姿勢など）と、数字と時期の入った目標を書いてもらうと、メニューの組み立てと振り返りがしやすくなります。健康の状態の欄で聞くのは、既往歴・けが、いま痛むところ、服用中の薬、妊娠、医師から運動を止められていることです。最後の項目は、聞き漏らすと事故につながりかねない項目です。

身長・体重・体脂肪率、運動の経験、食事や睡眠の習慣は、初回の数字として残しておきます。2枚目の記録欄は「種目・重さ・回数／体調」です。前回の重さと回数がわかれば、次の回の負荷を決められます。

業種別カルテ用紙のダウンロード（無料・A4・PDF）

どの用紙も A4 で2枚組（カウンセリングシート＋施術の記録）です。ファイルの大きさは約80KBです。

業種ファイル2枚目の特徴項目の書き方
美容室・美容院leporto-karte-hair.pdf薬剤・配合・放置時間の記録欄美容室のカルテ
ネイルサロンleporto-karte-nail.pdfジェル・カラー番号の記録欄ネイルサロンのカルテ
まつげ・眉サロンleporto-karte-eyelash.pdf顔の図（眉の目安線つき）と目元の拡大図マツエクのカルテ
エステサロンleporto-karte-esthetic.pdf顔の図（前回・今回）エステのカルテ
整体・接骨・鍼灸leporto-karte-seitai.pdf施術の前後の変化（0〜10）の記録欄整体院・鍼灸院の顧客管理
パーソナルジム・ヨガ・ピラティスleporto-karte-gym.pdf種目・重さ・回数の記録欄このページの「パーソナルジム・ヨガ・ピラティスのカルテ」

用紙の上には「店舗名」の欄があります。手書きのほか、ゴム印を押しても使えます。整体・接骨・鍼灸の用紙は、鍼灸院のカルテのテンプレートとしても使えます。ただし、健康保険を使う施術の記録（施術録）の代わりにはなりません（上の「整体・接骨・鍼灸院のカルテ」の節を参照）。

カルテを書くときのコツ

用紙をそろえても、書き方が人によって違うと、ほかのスタッフには読めないカルテになります。次のルールを店内で決めておくと、誰が読んでも同じ意味に取れます。

  • 日付と担当者名は毎回書く
  • 略語や記号は店内で一覧にして、書き方をそろえる
  • 「明るめ」「いつもの」のような言葉は、薬剤名・番号・長さ（mm）・回数に置き換えて書く
  • 施術が終わったらすぐに書き、閉店後にまとめて書かない
  • 写真を撮ったら、保存した端末やフォルダの名前をカルテに書いておく
  • お客様の要望と、気になったと言われた点は、分けて書く

閉店後にまとめて書くと、薬剤の配合や放置時間のような細かい数字を思い出せないことがあります。忙しい日でも、2枚目の1行だけは施術の直後に埋めてください。

用紙を自分で作る方法もあります。Word や Excel で作る、Google フォームで初回の情報を受け付けてスプレッドシートにためる、などです。どの方法で作る場合も、「お客様が書く1枚目」と「スタッフが毎回書く2枚目」を分け、業種ごとの項目をそろえておくと、あとで電子カルテに移すときも項目をそのまま引き継げます。

個人情報の扱い：同意・保管・廃棄

カルテに書く内容は個人情報です。ここでは、個人情報保護委員会の公表資料をもとに、紙のカルテで気をつけたいことを一般的な考え方としてまとめます。法律の当てはめは店舗の状況で変わります。詳しくは、弁護士などの専門家へご相談ください。

法令やガイドラインは改正されることがあります。個人情報保護委員会の「法令・ガイドライン等」のページには、個人情報保護法の改正後の版や、事業者向けのガイドライン（通則編）と Q&A がまとめて載っています（2026年10月18日に確認）。最新の内容は、このページから確かめてください。

使い道を伝え、同意をもらう

個人情報保護法では、個人情報を取り扱う事業者は利用目的をできるだけ特定し、取得するときに本人に通知するか公表することが求められています。用紙の同意欄には「施術・ご案内・ご予約の管理のために使い、ご本人の同意なく第三者に渡しません」と書いてあります。店内にも同じ内容を掲示しておけば、口頭での説明も短く済むでしょう。

既往歴や服用中の薬のような病歴にかかわる情報は、「要配慮個人情報」にあたる場合があります。要配慮個人情報は、原則として本人の同意なく取得したり、第三者に渡したりできません。個人情報保護委員会の Q&A では、本人から書面や口頭で直接受け取る場合は、本人が提供したことで取得への同意があったと解されるとしています。カウンセリングシートは、お客様ご本人に書いてもらうのが基本です。

写真は「記録」と「SNS 掲載」を分けて同意をもらう

施術の写真は、カルテに残すことと、店舗の SNS 等に載せることで、お客様の受け止め方が大きく違います。用紙では2つのチェック欄を分けています。記録には同意しても、掲載は断る方がいるためです。掲載の同意は、載せる前にも改めて確認すると安心です。

保管と廃棄のルールを決めておく

個人情報保護委員会の中小企業向けの資料では、紙の書類の安全管理の例として「鍵のかかる引き出しで保管する」ことが挙げられています。受付のカウンターに出しっぱなしにせず、閉店後は鍵のかかる場所にしまってください。持ち出してよい人と場所も決めておきます。

店内のルールを文書にするときは、同委員会の「法令・ガイドライン等」のページにある中小企業向けの「お役立ちツール」が参考になります。自己点検チェックリストや、個人データ取扱要領の例が載っています。

個人情報保護法には、カルテを何年保管するかという一律の期間の定めはありません。そのうえで、利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めることとされています（努力義務）。「最後の来店から何年で廃棄する」という自店の期間を決め、廃棄するときはシュレッダーにかけるなど、読めない状態にしてください。ただし、健康保険の施術録のように、別の法令や通知で保存期間が決まっている記録は、そちらに従います。

紙のカルテと電子カルテの比較

紙と電子のどちらが良いかは、来店数やスタッフの人数、店舗の数で変わります。これから開業する店は、開店の日からどちらで書くかを決めておくと、あとで移し替える手間を減らせます。主な違いは次のとおりです。

紙のカルテ電子カルテ
始めるときにかかるもの用紙と印刷代、保管用のファイルや棚月額の利用料（無料のプランがある製品もある）と、タブレットなどの端末
書きやすさ図や手書きのメモを自由に書ける文字の入力が中心。手書きや写真に対応した製品もある
探しやすさ五十音順などで棚から探す名前や電話番号で検索できる
スタッフや店舗での共有1冊を順に見る。店舗の外では見られない何人でも同時に見られる。クラウド型なら店舗の外でも見られる
集計紙をめくって数えるご来店のきっかけや来店の間隔を集計しやすい
停電や通信の障害影響を受けない端末や通信が使えないと見られない。非常時の手順を決めておく
主な漏えいの原因置き忘れ、持ち出し、廃棄の不備端末の紛失、パスワードの使い回し、閲覧できる人の設定の誤り
保管場所お客様が増えるほど棚が必要棚はいらない

紙のカルテは、始めやすく、図や手書きのメモを自由に残せるのが良いところです。いまの運用で困っていなければ、急いで移る必要はありません。一方、電子カルテは探す・共有する・数える作業に強く、そのぶん端末や通信、ログインの管理が必要になります。

紙のカルテから電子カルテに移る目安

来店数やスタッフが増えると、紙のカルテでは次のような手間が出てきます。

  • 施術の前に、前回のカルテを探すのに時間がかかる
  • 複数のスタッフや店舗で、同じお客様のカルテを見たい
  • 回数券の残り回数や次回の予約を、カルテと予約表の両方に書いている
  • 「ご来店のきっかけ」を数えたいが、紙をめくって集計する時間がない
  • カルテを保管する棚がいっぱいになってきた

当てはまるものが増えてきたら、電子カルテを検討する時期です。電子カルテなら、名前や電話番号で探せて、製品によっては予約や会計の記録ともつながります。紙で使っていた項目は、そのまま電子カルテの入力項目の下書きになります。このページの用紙で項目を固めてから移るのも一つの方法です。移る範囲の決め方や作業の順番は、紙のカルテを電子化する手順で説明しています。

電子カルテを選ぶときに確かめること

電子カルテは、カルテだけの製品から、予約・会計・集客までまとめた製品まで幅があります。比べるときは、次の点を確かめると選びやすくなります。

  1. カルテの項目：業種に合う項目を自分で作れるか。写真や手書きのメモ、同意書に対応しているか
  2. 予約との連携：予約表とカルテがつながるか。いま使っている予約サイトの予約もまとめて管理できるか
  3. 料金の数え方：店舗の数、スタッフの人数、端末の台数のどれで料金が変わるか。初期費用とデータ移行の費用
  4. 移行の手間：紙のカルテを誰が、どの範囲まで入力するか
  5. 現場での使いやすさ：施術の合間に入力できるか。試用できる製品なら、いつもの1日の流れで試す
  6. 安全管理：スタッフごとに見られる範囲を分けられるか。解約するときにデータを書き出せるか

カルテと顧客台帳で何を記録し、どう使うかは美容室の顧客管理：記録する項目と使い方で、予約・会計・配信までつながる仕組みの選び方はサロンの顧客管理システムの選び方で整理しています。

Leporto は、予約・顧客・カルテを一つにまとめて管理できる、経営改善型の予約管理システムです。話した内容から記録を作る音声カルテや、ホットペッパー（サロンボード）との予約の一元管理にも対応しています。カルテの機能は Leporto の電子カルテ で紹介しています。料金は、オーナーとスタッフ1名までのライトプランで月5,000円（税抜）からです。

参考にした公的機関の資料

いずれも2026年10月18日に参照しました。

よくある質問

Q. 用紙に店名を入れたり、項目を変えたりしてもいいですか？

はい。店名の記入、コピー、印刷、書き込みは自由です。項目の削除や追加をしたい場合は、印刷したうえで手書きで足すか、空いている欄をお使いください。今は PDF のみの配布です。

Q. 顧客カルテには最低限どの項目が必要ですか？

業種を問わず、基本情報（お名前・連絡先）、体質と注意事項（アレルギー・服薬・妊娠など）、ご希望（なりたいイメージと、してほしくないこと）、施術の記録（日付・メニュー・担当・使った材料・金額・次回）の4つがあると、担当が変わっても同じ質で対応しやすくなります。

Q. 紙のカルテは何年保管すればいいですか？

個人情報保護法には一律の保管期間の定めはなく、利用する必要がなくなったら消去するよう努めることとされています。自店で期間を決めて運用してください。健康保険の施術録など、別に保存期間が定められている記録はそちらに従います。詳しくは専門家へご相談ください。

Q. 整骨院や鍼灸院の保険の施術にも使えますか？

保険の施術の記録（施術録）は、国の通知で定められた記載事項とルールに沿って作る必要があります。この用紙は、自費の施術や予約・顧客の記録用としてお使いください。

Q. 電子カルテに移るとき、紙のカルテはどうすればいいですか？

まずは、今後も使う項目と、電子カルテに移す範囲（直近に来店のあるお客様だけにするなど）を決めます。移したあとの紙のカルテも個人情報なので、自店で決めた期間が過ぎたら、読めない状態にして廃棄してください。Leporto では、設定の代行（1店舗30,000円・税抜）にデータ移行が含まれます。紙のカルテは、スキャンして PDF などのデータにしていただければ取り込みをご相談できます。紙のままお預かりして入力する作業は行っておらず、手書きの字が読み取れないものは移せません。