カウンセリングシートの項目例：美容室・サロンで聞くことと、その理由

公開日 更新日 編集 Leporto 編集部 カテゴリー カルテと接客

カウンセリング席で、お客さまがクリップボードの記入用紙のチェック欄にペンで印を付けている肩越しの様子。横にお茶が置かれている

カウンセリングシートの項目は、どの業種でも「基本情報」「ご来店のきっかけ」「業種ごとの状態・注意・ご希望」「ご案内の好み」「同意」の5つのまとまりで考えると、抜けが出にくくなります。項目ごとに「何に使うのか」を、店で先に決めておいてください。使い道のない項目は、お客様の手間を増やすだけで、個人情報を預かる負担も増えます。この記事では、Leporto が無料で配っている業種別のカルテ用紙の1枚目（カウンセリングシート）をもとに、美容室・ネイル・まつげ・エステ・整体・ジムの項目と聞く理由を整理しました。健康やアレルギーのような聞きにくい項目の聞き方、紙とWebの使い分け、初回の接客での使い方もまとめています。

カウンセリングシートとカルテの違い

カウンセリングシートは、初めて来店したお客様に、施術の前に書いてもらう用紙です。お客様の体質や注意すること、なりたい姿を、話を始める前に把握するために使います。これに対して、施術の内容や使った材料を来店のたびに書き足していく記録が、狭い意味でのカルテです。Leporto の無料のカルテ用紙は、1枚目がカウンセリングシート、2枚目が施術の記録という2枚組にしています。

カウンセリングシート施術の記録（カルテ）
書く人お客様（スタッフが聞きながら補う）担当スタッフ
書くとき初回の来店時。体質や希望が変わったら書き直す毎回の施術のあと
書く内容変わりにくい情報（体質・注意・好み）毎回変わる情報（施術内容・材料・金額・次回）

この2つを分けておくと、項目を決めるときに迷いにくくなります。「毎回変わること」はカウンセリングシートに入れず、施術の記録に回すのが基本です。

カウンセリングシートに入れる項目の全体像

どの業種でも、カウンセリングシートは次の5つのまとまりで作れます。上から順に、お客様が書きやすい順番にもなっています。

まとまり主な項目何に使うか
1. 基本情報お名前・ふりがな、生年月日、性別、電話番号、メールアドレス、ご住所、ご職業、緊急連絡先予約と連絡、本人の確認、体調の急変時の連絡
2. ご来店のきっかけホームページ、Instagram、LINE、ホットペッパー、Google マップ、ご紹介、通りがかり、その他どの集客が新規客につながったかを数える
3. 業種ごとの欄（4つ）状態、これまでの施術、体質・注意、ご希望安全の確認と、提案の前提
4. ご案内について施術中の会話の好み、ご案内の連絡方法、次回のご来店の目安接し方をそろえる、連絡の手段を決める、次回の声かけ
5. 同意個人情報の取り扱い、施術写真の記録、写真の SNS 等への掲載、ご署名預かった情報と写真の使い道について、了解をもらう

3の業種ごとの欄だけを入れ替えれば、ほかの4つはどの業種でも同じ形で使えます。複数の業種のメニューがある店でも、共通部分をそろえておくと、あとで電子カルテに移すときに項目を合わせやすくなります。

共通の項目と「なぜ聞くのか」

ここでは、どの業種にも入れる項目について、聞く理由と気をつけることを一つずつ説明します。お客様に「これは何のためですか」と聞かれたときに、すぐ答えられるようにしておきましょう。

基本情報

項目聞く理由気をつけること
お名前・ふりがな予約と記録の本人の確認。読み方を間違えないため同じ名前のお客様がいる場合に備え、電話番号とセットで管理する
生年月日（年齢）本人の確認、年齢に合う提案、誕生月のご案内年齢だけでよい店は年齢だけにする
性別メニューや施術の配慮に必要な場合必要がなければ欄を外すか、書かなくてよいことにする
電話番号・メールアドレス予約の確認、変更・遅刻の連絡どちらか一方でよいなら、そう書いておく
ご住所郵送の案内、来店の範囲の把握郵送をしない店は「市区町村まで」でも足りる
ご職業会話のきっかけ、仕事上の制限（手を使う仕事、髪色やネイルの規定）の把握任意にする
緊急連絡先施術中に体調が急に悪くなったとき長時間の施術や体に触れる施術では特に大切

基本情報は、必要な項目ほど少なく見せるのがこつです。郵送の案内をしない店が住所を細かく聞くと、お客様は「何に使うのか」と不安になります。使わない項目は、思い切って削るか「任意」と書いてください。

ご来店のきっかけ

ご来店のきっかけは、店の集客を見直すための項目です。ホットペッパーを見て来たのか、Instagram を見て来たのか、紹介なのかがわかれば、どの集客にお金や時間をかけるべきかを数えて判断できます。選択肢には、自店が実際に使っている集客の手段を並べます。「ご紹介」には紹介者の名前を書く欄をつけておきましょう。紹介してくれた方へのお礼にも使えます。

予約の経路と、来店のきっかけは同じとは限りません。Instagram で店を知り、予約はホットペッパーからした、ということはよくあります。カウンセリングシートでは「最初に店を知ったきっかけ」を聞き、予約の経路とは分けて記録しておくと、集客の効果を正しく比べられます。数え方は美容室の集客：集客経路の数え方と広告費の決め方で詳しく説明しています。

ご案内について

ご案内の欄は、聞きにくいけれど満足度に関わる好みを、最初に知るための項目です。

  • 施術中の会話（話したい／静かに過ごしたい／どちらでも）：担当が替わっても同じ接し方ができます。
  • ご案内の連絡方法（LINE／メール／電話／不要）：お客様が望む手段だけで連絡するためです。「不要」を選んだ方には、予約の連絡以外は送りません。
  • 次回のご来店の目安（2週間／1か月／2か月など）：お客様が考えている間隔がわかると、次の予約の声かけや、再来の案内を送る時期を決めやすくなります。

連絡方法の欄で「不要」を選べるようにしておくことは大切です。案内の連絡を望まない方にまで送ると、LINE ではブロック、メールでは迷惑メールの扱いにつながります。

同意欄

同意欄では、個人情報の取り扱い、施術写真の記録、写真の SNS 等への掲載の3つを、別々にチェックしてもらいます。写真をカルテに残すことには同意しても、SNS への掲載は断る方がいるためです。3つをまとめて1つのチェックにすると、掲載を断りたい方が困ります。

同意の文は「ご記入いただいた内容は、施術・ご案内・ご予約の管理のために使い、ご本人の同意なく第三者に渡しません」のように、使い道を具体的に書きます。個人情報の扱いは、このあとの「聞きにくい項目の聞き方」の節でも説明します。

業種別：カウンセリングシートに足す項目

業種ごとの欄は、「状態」「これまでの施術」または「生活」、「体質・注意」、「ご希望」の4つで作ります。どの業種でも、体質・注意の欄が安全に関わるいちばん大事な欄です。

業種状態の欄体質・注意の欄ご希望の欄
美容室・美容院髪の太さ・毛量・クセ・ダメージ・白髪・生えグセ。これまでのカラー・ブリーチ・パーマ・縮毛矯正の時期とお店、ホームカラー頭皮の状態、カラー剤・パーマ剤でかぶれた経験、パッチテストの記録、妊娠中・授乳中なりたいイメージと写真、してほしくないこと、普段のスタイリング、お手入れにかけられる時間
ネイルサロンハンドかフットか、爪の形・厚み・トラブル、いまの爪（自爪・ジェルなど）、甘皮ジェル・アセトンでかぶれた経験、皮膚や爪の病気、その他のアレルギー好きな色・デザイン、避けたいもの。持ちと長さの希望、職場や学校のデザインの制限
まつげ・眉サロン目の形、自まつげの太さ・量・向き、コンタクトの種類、クレンジングと寝る向きグルー・薬剤でかぶれた経験、目の病気・手術歴、妊娠中・授乳中、肌が敏感になる時期仕上がりの好み、デザインの写真、避けたいこと。眉の形の希望
エステサロン肌タイプとお悩み、使っている化粧品、日焼け止めの習慣アレルギー（食べ物・化粧品・金属）、服用中の薬・通院中の病気、妊娠中・授乳中、ペースメーカー・体内の金属・最近の手術目標、圧の強さ、苦手な香り。コース名と残り回数
整体・接骨・鍼灸つらいところ、いつから、きっかけ、つらさ（0〜10）、つらくなる動き既往歴・手術歴・けが、通院中の病気・服用中の薬、妊娠中、鍼・お灸の経験施術の強さ、目標、触られたくないところ。仕事の姿勢や睡眠などの生活
パーソナルジム・ヨガ・ピラティス目的と目標（数字・時期）、身長・体重・体脂肪率、運動の経験既往歴・けが、いま痛むところ、服用中の薬、妊娠中、医師から運動を止められていること好きな運動・苦手な運動、食事の相談の希望、通える頻度

美容室：これまでの施術の時期とお店

美容室のカウンセリングシートで特に大事なのは、これまでのカラー・ブリーチ・パーマ・縮毛矯正の時期とお店です。薬剤の履歴によって、薬剤の選び方や仕上がりの見通しが変わるためです。ホームカラーをしているかどうかは、お客様が言い忘れやすい項目なので、チェック欄にしておきましょう。「してほしくないこと」の欄は、仕上がりへの不満を防ぐための項目です。なりたいイメージと同じくらい役に立ちます。

カラーをするお客様には、パッチテストの記録欄も用意します。消費者庁の消費者安全調査委員会は、毛染めの前には毎回、48時間前に皮膚アレルギー試験（パッチテスト）をするよう呼びかけています（出典は記事の最後）。

ネイル・まつげ：生活上の制限と、目元・指先の安全

ネイルでは、仕事や家事の内容、職場や学校のデザインの制限を聞いておくと、提案したデザインが使えないという行き違いを防げます。まつげ・眉では、グルーや薬剤でかぶれた経験、目の病気や手術歴、コンタクトレンズの種類が、施術できるかどうかの判断に関わります。カルテ側の記入例は、ネイルサロンのカルテとマツエクのカルテをご覧ください。

エステ・整体・ジム：健康の状態を先に聞く

エステ・整体・ジムでは、健康の状態の欄が施術の内容を決める前提になります。エステの機器によっては、ペースメーカーや体内に金属がある方には使えないものがあります。使う機器の取扱説明書で注意事項を確かめ、シートの項目と照らし合わせてください。顔の図を使った記録のしかたはエステのカルテの項目と書き方をご覧ください。ジムでは「医師から運動を止められていること」を必ず聞きます。聞き漏らすと事故につながりかねない項目です。

整骨院や鍼灸院で健康保険を使う施術の記録（施術録）は、国の通知で定められた記載事項に沿って、カウンセリングシートとは別に作る必要があります。詳しくは、所属の団体や地方厚生（支）局に確認してください。

健康・アレルギー・妊娠など、聞きにくい項目の聞き方

健康の状態、アレルギー、妊娠・授乳は、安全のために欠かせない一方で、お客様にとっては答えにくい項目です。聞き方を工夫すると、正確に答えてもらいやすくなります。

理由を一言添えて聞く

聞きにくい項目は、理由がわかると答えやすくなります。用紙の欄の近くに理由を小さく書くか、口頭で一言添えてください。

  • 「お薬によっては、肌が敏感になることがあるため、お伺いしています」
  • 「妊娠中や授乳中は、香りや姿勢で体調が変わりやすいため、念のため確認させてください」
  • 「以前かぶれたことがある方には、使う薬剤を変えて施術しますので、思い当たることがあれば教えてください」

病名や薬の名前まで書いてもらう必要がない場合は、「ある／ない」のチェックだけにして、「ある」の方にだけ口頭で詳しく伺う形にすると、書く負担が減ります。受付のカウンターなど、ほかのお客様に聞こえる場所で健康の話をしないことも大切です。

要配慮個人情報にあたる場合がある

既往歴や服用中の薬のような病歴にかかわる情報は、個人情報保護法の「要配慮個人情報」にあたる場合があります。要配慮個人情報は、原則として本人の同意なく取得したり、第三者に渡したりできません。個人情報保護委員会の Q&A では、本人から書面や口頭で直接受け取る場合は、本人が提供したことで取得への同意があったと解されるとしています。カウンセリングシートは、お客様ご本人に書いてもらうのが基本です。

そのうえで、次の3つを店のルールにしておくと安心です。

  1. 使い道を用紙に書く（施術の安全の確認のために使う、など）
  2. 施術に必要のない健康の情報は聞かない
  3. シートは鍵のかかる場所に保管し、見られるスタッフを決める

ここで書いたのは一般的な考え方で、法律の当てはめは店舗の状況で変わります。法令やガイドラインは改正されることがあるため、最新の内容は個人情報保護委員会のページで確かめ、詳しくは弁護士などの専門家へご相談ください。

体質や状態は「前回から変わりましたか」と確かめる

妊娠・服薬・アレルギーは、来店の間に変わることがあります。カウンセリングシートは一度書いて終わりにせず、2回目以降も施術の前に「前回からお体の変化はありませんか」と確認してください。変わったところは、日付を添えて書き足します。古い情報のまま施術すると、カウンセリングシートを取った意味がなくなります。

項目を増やしすぎないための判断の基準

カウンセリングシートは、項目を足すほど安心に見えますが、書くのに時間がかかると、お客様は空欄のまま出したり、適当に丸をつけたりします。項目を足すか迷ったときは、次の4つの問いで判断してください。

問い「いいえ」なら
この答えを、施術・提案・連絡・集計のどれに使うか決まっているか項目を外す
初回の施術の前に知っておく必要があるか2回目以降の会話で聞く
毎回変わる情報ではないか施術の記録（2枚目）に回す
チェックだけで答えられないか選択肢をつくり、自由記述は最小限にする

目安として、お客様が5〜10分ほどで書き終えられる量にしておくと、施術の開始が遅れにくくなります。自由記述の欄は「なりたいイメージ」「してほしくないこと」のように、選択肢では聞き取れないものだけに絞るのがよいでしょう。

紙で書いてもらうか、事前にWebで書いてもらうか

カウンセリングシートは、来店してから紙に書いてもらう方法と、予約のあとにWebのフォームで書いてもらう方法があります。主な違いは次のとおりです。

紙（来店してから）Webのフォーム（来店の前）
お客様の手間来店してから5〜10分かかる自宅で書ける。スマホの入力が苦手な方には負担
施術の開始書き終わるまで始められない来店してすぐ確認に入れる
写真の受け取り来店後にスマホの画面を見せてもらう参考の写真を事前に送ってもらえる場合がある
店の準備回答を見るのは来店後来店前に読んで、薬剤や時間の見通しを立てられる
未記入のまま来店起きない起きる。その場で紙に書いてもらう準備が要る
保管と漏えいの注意用紙の置き忘れ・持ち出しフォームの共有範囲の設定、回答の保存先の管理

Webのフォームを使う場合も、紙の用紙を何枚か用意しておくと、書かずに来店した方にすぐ対応できます。無料のフォームのサービスで作るときは、回答の保存先と、見られる人の範囲を確かめてください。健康の情報を含む回答を、誰でも見られる共有の設定にしないことが大切です。

書いてもらった答えを、初回の接客でどう使うか

カウンセリングシートは、書いてもらうだけでは役に立ちません。初回の接客では、次の順番で使うと、答えを無駄にせずに済みます。

  1. 受け取ったら、施術の前に体質・注意の欄から読む。かぶれた経験、服薬、妊娠などに印があれば、施術の内容を変える必要がないかを最初に判断します。
  2. 書いてあることを、自分の言葉で言い直して確かめる。「以前カラーで頭皮がかゆくなったことがあるんですね」のように言い直すと、書き間違いや思い違いに気づけます。
  3. ご希望と、してほしくないことを、写真を見ながら確かめる。「明るめ」「ナチュラル」のような言葉は、人によって意味が違います。写真や色見本で、具体的な仕上がりをすり合わせます。
  4. 会話の好みに合わせて接する。「静かに過ごしたい」に印がある方には、必要な説明だけにします。
  5. 会計のときに、次回の目安の欄を使って声をかける。お客様が書いた間隔をもとに、次の予約を提案します。
  6. シートの要点を施術の記録に写す。次回、担当が替わっても同じ前提で対応できるように、注意事項は施術の記録の目立つ場所にも書いておきます。

次の図は、上の 6 つの順番を、初回の接客の流れとしてまとめたものです。

カウンセリングシートの答えを初回の接客で使う 6 つの順番の図。施術の前に体質・注意の欄から読み、書いてあることを自分の言葉で言い直して確かめ、ご希望としてほしくないことを写真で確かめ、会話の好みに合わせて接し、会計のときに次回の目安の欄で次の予約を提案し、シートの要点を施術の記録に写す。

5の次回の予約の声かけは、再来につながる大事な場面です。声かけの例と、次回予約率の数え方は次回予約率の計算と上げ方にまとめました。

無料のカウンセリングシート（業種別6種・PDF）

この記事で紹介した項目は、Leporto が無料で配っているカルテ用紙の1枚目に、そのまま入っています。美容室・ネイル・まつげ・エステ・整体・ジムの6業種があり、どれも A4 の2枚組（カウンセリングシートと施術の記録）です。印刷してそのまま使え、店内でのコピーも自由です。ダウンロードはサロンのカルテ テンプレート（無料・業種別6種）のページからどうぞ。カルテの書き方のコツ、保管と廃棄のルールもそちらで説明しています。

電子カルテに移すときの考え方

紙のカウンセリングシートは、始めやすく、手書きのメモや図を自由に残せます。一方で、お客様が増えると、前回のシートを探す手間や、ご来店のきっかけを紙をめくって数える手間が増えていきます。電子カルテに移すときは、紙で使っていた項目をそのまま入力項目の下書きにしてください。スタッフが迷わずに済みます。過去のシートをどこまで移すか、紙と並行して使う期間をどう取るかは、紙カルテを電子化する手順で順に説明しています。

Leporto は、予約・顧客・カルテを一つにまとめて管理できる、経営改善型の予約管理システムです。管理画面の「アナリティクス」では、来店のきっかけ別に新規客数と再来率を見られるので、カウンセリングシートで聞いたきっかけを、集客の見直しにそのまま使えます。来店の前に、お客様に Web でカウンセリングシートを入力してもらうこともできます。カルテの機能は Leporto の電子カルテ で紹介しています。

Leporto では、来店の前にお客様のスマホで Web 問診（来店前のアンケート）に答えてもらえます（表示はデモデータ）。

お客様の画面（スマホの Web 問診）。「ご来店前アンケート」に、今回のご要望の自由記述、気になるお悩みの複数選択、前回の仕上がりの満足度の星、アレルギーや肌の弱さの有無、前回のカラー・パーマの時期の欄が並んでいる。デモデータ

参考にした公的機関の資料

いずれも2026年10月18日に参照しました。

よくある質問

Q. カウンセリングシートに最低限必要な項目は何ですか？

業種を問わず、お名前と連絡先、体質と注意事項（アレルギー・服薬・妊娠など）、ご希望（なりたいイメージと、してほしくないこと）、個人情報の取り扱いへの同意の4つがあれば、安全に施術を始められます。そのうえで、ご来店のきっかけを入れておくと、集客の見直しに使えます。

Q. 生年月日や住所は聞いたほうがいいですか？

使い道が決まっていれば聞き、決まっていなければ外すか任意にするのがおすすめです。誕生月の案内をするなら生年月日（月だけでも可）、郵送の案内をするなら住所が必要です。使わない情報を預かると、管理の負担だけが増えます。

Q. 2回目以降もカウンセリングシートを書いてもらうべきですか？

毎回書いてもらう必要はありません。施術の前に「前回からお体の変化はありませんか」と口頭で確かめ、変わったところを日付つきで書き足せば十分です。ご希望が大きく変わったときや、しばらく来店の間があいたときは、書き直してもらうとよいでしょう。

Q. お客様が健康の欄を書きたがらないときはどうすればいいですか？

なぜ聞くのかを一言添え、無理には書いてもらわないことが基本です。「ある／ない」のチェックだけにし、「ある」の方にだけ個室や小さな声で詳しく伺う形にすると、答えてもらいやすくなります。安全の判断に欠かせない項目に答えてもらえない場合は、その施術を控えるかどうかを店の方針として決めておいてください。

Q. カウンセリングシートは何年保管すればいいですか？

個人情報保護法には一律の保管期間の定めはなく、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることとされています。「最後の来店から何年」といった自店の期間を決め、廃棄するときはシュレッダーにかけるなど読めない状態にしてください。健康保険の施術録のように別に期間が定められた記録は、そちらに従います。詳しくは専門家へご相談ください。