整体院向け予約システム｜LINE予約・カルテ・回数券管理

整体院や治療院の予約システムは、「施術者とベッドの両方が空いている時間だけを受けられるか」「施術中で電話に出られない時間も予約を受けられるか」「回数券と次回予約を同じお客様の記録で管理できるか」の3点で選ぶと、院の運用に合うかを判断しやすくなります。

Leporto は、ベッドや機器を予約の枠として登録でき、24 時間のネット予約と LINE からの予約、Web 問診、回数券、カルテ、次回予約率の分析を 1 つの管理画面で扱う予約管理システムです。保険請求（レセプト）の機能はありません。このページでは、整体院の一日の流れに沿って、できることとできないことを説明します。

整体院の予約システムで確かめたい点

施術枠と初回受付を組み立てる

施術時間・ベッド・担当者の予約の組み方

整体院の予約管理では、施術者の空きとベッドの空きを両方見る必要があります。Leporto では、メニューごとに所要時間を決め、施術者に加えてベッドや機器も予約の枠として登録できます。ベッドや機器は「設備」として登録し、設備の数で、同じ時間帯に取れる予約の数を制限する仕組みです。例えばベッドを使うメニューでベッドが 1 台なら、同じ時間帯にそのメニューは 1 件だけ予約でき、ほかに取れるのはベッドを使わないメニューだけになります。同じ時間に受ける予約の数の上限を、院全体で決めておくことも可能です。

下の設備設定の画面では、設備ごとに受付可能数と、その設備を使うメニューを決めています。

設備名・メニュー名・受付可能数は、デモの店舗のデータです。

予約を受ける開始時間も指定できます（例：毎時 0 分と 30 分だけ）。施術の前後の準備時間を決める設定項目はありませんが、開始時間をしぼると、施術が終わってから次の予約までの空いた時間が、ベッドを整えたり休憩したりする時間になります。

担当者の指名と指名料を設定でき、指名なしの予約は自動で割り振れます。割り振り方は「成績のよい人に」「公平に」「自分で決めた順番で」「ランダムに」などから選べます。

初回来店と再来店の受付の違い

初回のお客様は、問診や施術の説明で再来より時間がかかることが多くあります。初回用のメニューを長めの所要時間で登録しておくと、初回の予約で枠が足りなくなるのを防げます。

来院前に、Web でカウンセリングシート（問診）を入力してもらえます。同意書の専用の機能はなく、事前の同意は顧客アンケートで取る形です。予約を、院が内容を確かめるまで確定しない「仮予約」にすることもでき、使うかどうかは院ごとに決められます。

下は、お客様が来店前に入力する問診（アンケート）の画面です。長い画面を、左右の 2 つに分けて並べています。

問診の質問は院ごとに決めるもので、画面の質問と回答はデモ用の例です。

問診票やカルテにどんな項目を残すとよいかは、整体院・鍼灸院の顧客管理：問診票・カルテに残す項目で詳しく説明しています。

顧客履歴・回数券・次回予約をつなぐ

施術の記録と予約を確かめる流れ

予約、カルテ、回数券は、同じお客様の記録の中にまとまる作りです。施術中の会話を録音して残す音声カルテがあり、音声から AI がカルテの下書きを作ります。写真や動画も、カルテに付けておけます。

お客様は、予約の確認・取り消し、回数券の残り、カルテを LINE で確かめられます。お客様向けのアプリはありません。

下の左はお客様が LINE から開く予約履歴、右は回数券の残り回数と有効期限の画面です。

メニュー名・残り回数・日付は、デモデータです。

回数券と次回予約の運用

回数券は、予約とひもづけて使う形です。コースごとに消化する回数を決められ、1 枚の回数券で消化できるコースを複数選べるようにもできます。回数券を、月ごとに払うサブスク（管理画面の名前は「分割払い」）で購入してもらう形にも対応しています。月額の通い放題も、回数券と同じようにコースと通える回数を決め、POS で設定・管理する形です。

下の画面の上は、コースごとの所要時間と回数券の消化回数の一覧です。その下は回数券の設定画面で、使えるコースを 2 つ選び、「分割払い可能」をオンにして、分割のプラン（10 回・5 回）を決めています。

価格・回数・有効期間などの数字は、デモデータです。

スタッフ別の次回予約率を目標値と並べて見られるので、会計のときに次回の予約を取れているかを、スタッフごとに確かめられます。管理画面の「アナリティクス」では、来店のきっかけ別に、新規客数、次回予約率、実リピート率も見られます。分析の機能は、スタンダードプランから使えます（ライトプランでは使えません）。

下はスタッフ別レポートの一部です。スタッフの目標に対する達成率をレーダーの図で示し、次回予約率と実リピート率を新規・既存に分けて並べています。

画面の売上・率・件数はすべてデモデータで、成果の目安ではありません。

回数券や次回予約を押し売りにならない形で勧める方法は、整体院・整骨院で再来院が続く理由をつくるにまとめています。

電話受付とプランを確認する

電話が取れない時間の受付

施術中や営業時間外でも、お客様は院の予約サイトから 24 時間ネット予約できます。LINE の中からも予約でき、トークで「予約」とつぶやくだけで予約を始められます。院のホームページには、予約サイトへのリンクを貼る形で案内します（ページに埋め込む部品はありません）。

予約の確定とリマインドは、LINE のトークに自動で送れます。自動で送る手段は LINE とメールで、SMS はありません。予約が電話から入ったか Web から入ったかを記録し、経路ごとの件数を数えられるので、電話の予約がどれだけネット予約に移ったかを確かめられます。

キャンセルと変更の扱い

無断キャンセルと当日キャンセルを分けて記録・集計できます。日時の変更に変更料を設定でき、その日の中での変更、当日のキャンセル、直前の変更で違約金を分けて決められます。違約金は、次回の会計のときに POS で請求する形です。キャンセル料は、Square の支払いリンクを送るか、次の来院の会計で受け取る形で、登録済みのカードへの自動の課金はありません。キャンセル待ちの機能もあります。

下の予約設定の画面では、キャンセル料を取り消しの時期（期限を過ぎてから前日まで・当日・無断）で分け、キャンセル期限と、日時の変更の変更料を決めています。

画面の割合と金額はデモデータです。

1 院・複数院のプラン

オーナーとスタッフ 1 名まで（オーナーが店に立たない場合は店長とスタッフ 1 名）の院はライト、スタッフがそれより多い院や、分析などの経営改善の機能も使う院はスタンダードが合います。料金で数えるスタッフにオーナー本人は含まず、アシスタントは数えます。金額、初期費用、契約の条件、別にかかる外部サービスの費用は料金・プランをご覧ください。

複数院では、子管理者を担当の院だけに絞ってログインさせられます。

Leporto が受け持たない仕事

Leporto には、保険請求（レセプト）の機能やレセコンとの連携はありません。医療機関向けの電子カルテとして作られたものでもありません。保険の施術を扱う院では、保険請求は今お使いのシステムで行い、Leporto は予約・問診・連絡・自費のメニューの会計など、来院の前後の業務に使う形になります。

予約システムと保険請求のシステムの分け方は、整骨院・整体院の予約システムの選び方でも説明しています。整骨院・接骨院、鍼灸院の運用例は、それぞれのページを別に準備しています。

できること・できないこと

関連する機能

整体院でよく使う機能は、LINE 予約、電子カルテ（音声カルテを含む）、回数券、ベッドや機器の枠の管理です。機能ごとのページは準備しています。

よくある質問

ベッドが 2 台の院で、3 人目の予約が入らないようにできますか

できます。ベッドを設備として 2 台と登録すると、ベッドを使うメニューは、同じ時間帯に 2 件までしか予約を受けません。ベッドを使わないメニューは、その時間帯も予約できます。同じ時間に受ける予約の数に、院全体で上限を決めることもできます。

保険の施術を扱う院でも使えますか

予約・問診・連絡・自費のメニューの会計には使えます。保険請求の機能はないため、保険請求は今お使いのシステムで続けていただく形になります。

回数券の残りの回数は、お客様が自分で確かめられますか

確かめられます。お客様は LINE で回数券の残り、予約、カルテを見られます。

施術中に電話に出られないとき、予約を取りこぼさない方法はありますか

院の予約サイトからの 24 時間のネット予約と、LINE からの予約を受けられます。予約の経路を電話と Web に分けて記録できるので、ネット予約への移り具合も確かめられます。

整体院の予約システムは、無料のもので足りますか

予約の数が少なく、回数券やカルテを予約と並べて管理しなくてよい院なら、無料の予約ツールで足りることもあります。Leporto は有料の予約システムで、無料のプランはありません。無料の範囲と、足りなくなる場面の見分け方は、予約システムは無料で足りる？で説明しています。

導入のご相談

施術者とベッドの数、メニューの時間、回数券の使い方をうかがったうえで、Leporto で予約の枠をどう組めるかを一緒に確かめます。デモのご希望や導入のご相談は、お問い合わせからお送りください。

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