鍼灸院向け予約システム｜初回・再来の予約と来院履歴の管理

鍼灸院の予約システムは、「初めての患者さんの問い合わせと再来の予約を分けて受けられるか」「施術時間・ベッド・施術者の条件どおりに枠を出せるか」「LINE と電話の予約を同じ予約表で管理できるか」の 3 点で選ぶと、院の受付に合うかを判断しやすくなります。

Leporto は、メニューごとの所要時間、ベッドや機器の枠、施術者の指名、来院前の Web 問診、LINE からの予約、来院の記録を 1 つの管理画面で扱う予約管理システムです。療養費の請求（レセプト）の機能はなく、医療機関向けの電子カルテでもありません。このページでは、鍼灸院の受付の流れに沿って、できることとできないことを説明します。

鍼灸院の予約システムで確かめたい点

初回・再来と時間・設備の条件

初回問合せと再来予約

鍼灸院では、初めての患者さんから「鍼は痛くないか」「どんな服装で行けばよいか」といった問い合わせが、予約の前に入ることがあります。Leporto では、予約を院が内容を確かめるまで確定しない「仮予約」にでき、使うかどうかは院ごとに決められます。初回だけ院から連絡してから確定する、といった受け方を考えている場合は、仮予約の使い方を導入相談でお確かめください。

来院前に、Web でカウンセリングシート（問診）を入力してもらえます。鍼やお灸の経験の有無、不安なこと、飲んでいる薬など、初回に聞く項目を院ごとに決めておけます。同意書の専用の機能はなく、事前の同意は顧客アンケートで取る形です。

再来の患者さんは、予約サイトや LINE から、前回と同じメニューや施術者を選んで予約できます。初回用のメニューを長めの所要時間で、再来用のメニューを通常の長さで分けて登録しておくと、初回の予約で後ろの枠が詰まるのを防げます。

下の左は、患者さんが予約サイトで見るメニューの一覧です。前回選んだメニューが上に出て、再来と新規の印でメニューを分けています。右は来院前の問診の画面で、鍼やお灸を受けたことがあるかを聞いています。

メニュー名・料金・問診の質問と回答は、デモ用の例です。

問診票やカルテに残す項目は、整体院・鍼灸院の顧客管理：問診票・カルテに残す項目で、鍼灸院で聞いておきたい項目を含めて説明しています。

施術時間と設備の割当

メニューごとに所要時間を決め、予約を受ける開始時間も指定できます（例：毎時 0 分と 30 分だけ）。施術の前後の準備時間を決める設定項目はありませんが、開始時間をしぼると、施術が終わってから次の予約までの空いた時間が、ベッドを整えたり器具を片付けたりする時間になります。

ベッドや個室、機器は「設備」として登録し、設備の数で、同じ時間帯に取れる予約の数を制限します。例えば個室を使うメニューで個室が 1 室なら、同じ時間帯にそのメニューは 1 件だけ予約でき、ほかに取れるのは個室を使わないメニューだけです。同じ時間に受ける予約の数の上限を、院全体で決めておくこともできます。

下の設備設定の画面では、施術ベッド 2 台をそれぞれ受付可能数 1 で登録し、どちらのベッドでも鍼灸・美容鍼・お灸のメニューを受けるようにしています。

設備名・メニュー名・受付可能数は、デモの院のデータです。

置鍼の間に別の患者さんを施術する院のために、1 人のスタッフが同時に 2 人を受ける形にも対応できます。ベッドの数と組み合わせてどう枠を出すかは、院のメニューと施術者の人数をうかがって、導入相談で一緒に確かめます。

顧客履歴と LINE・電話の受付

予約と顧客履歴

鍼灸院の予約管理に使う場合、予約、カルテ、回数券は、同じ患者さんの記録の中にまとまる作りです。カルテには、施術した内容や次回の提案を残せます。施術中の会話を録音して残す音声カルテがあり、音声から AI がカルテの下書きを作ります。写真や動画も、カルテに付けておくことが可能です。

下は、管理画面で見るカルテの記入欄の一部です。項目ごとに、患者さんが LINE で見るカルテに出すかどうかをスイッチで決められます。

カルテの項目と記入の内容は、デモ用の例です。

鍼灸院の電子カルテとして使う場合は、記録の範囲に注意が必要です。カルテに残す項目は院ごとに決めるものです。Leporto のカルテは、自費の施術の記録や次回の提案に使う記録として使う形で、療養費の施術で求められる記録の様式に合わせたものではありません。療養費を扱う院では、その記録は今お使いの用紙やシステムで続けてください。

回数券は、予約とひもづけて使う形です。コースごとに消化する回数を決められ、1 枚の回数券で消化できるコースを複数選べるようにもできます。回数券を、月ごとに払うサブスク（管理画面の名前は「分割払い」）で購入してもらう形にも対応しています。

スタッフ別の次回予約率を目標値と並べて見られます。管理画面の「アナリティクス」では、来院のきっかけ別に、新規客数、次回予約率、実リピート率も見られます。分析の機能は、スタンダードプランから使えます（ライトプランでは使えません）。

LINE と電話の運用

施術中や営業時間外でも、患者さんは院の予約サイトから 24 時間ネット予約できます。LINE の中からも予約でき、トークで「予約」とつぶやくだけで予約を始められます。院のホームページには、予約サイトへのリンクを貼る形で案内します（ページに埋め込む部品はありません）。

電話で受けた予約は管理画面に入れ、ネットや LINE の予約と同じ予約表で管理します。予約が電話から入ったか Web から入ったかを記録し、経路ごとの件数を数えられます。

予約の確定とリマインドは、LINE のトークに自動で送れます。自動で送る手段は LINE とメールで、SMS はありません。患者さんは、予約の確認・取り消し、回数券の残り、カルテを LINE で確かめられます。患者さん向けのアプリはありません。

下の左は、LINE のトークで「予約」と送ると予約サイトへのボタンが返ってくる流れを模したデモです。右は、患者さんが LINE から開く回数券の画面で、残りの回数と有効期限が出ます。

左の返信の文面とボタン名は Leporto の「予約」への応答のものですが、トークの画面は説明のために作ったものです。回数券の名前・回数・日付はデモデータです。

変更・取消と複数スタッフの運用

キャンセル・予約変更

無断キャンセルと当日キャンセルを分けて記録・集計できます。日時の変更に変更料を設定でき、その日の中での変更、当日のキャンセル、直前の変更で違約金を分けて決められます。違約金は、次回の会計のときに POS で請求する形です。

キャンセル料は、Square の支払いリンクを送るか、次の来院の会計で受け取る形で、登録済みのカードへの自動の課金はありません。キャンセル待ちの機能もあります。通知の方法などの細かい仕様は、導入相談でお確かめください。

下の予約設定の画面では、キャンセル料を取り消しの時期（期限を過ぎてから前日まで・当日・無断）で分け、キャンセル期限を決めています。回数券を買ったことのある患者さんからはキャンセル料を取らない、という選択の欄もあります。

画面の割合と期限はデモデータです。

体調を理由にした当日の取り消しにキャンセル料をかけるかどうかは、院の方針で決めるものです。料金をかける場合は、予約サイトに決まりを載せておくと、患者さんが予約の前に確かめられます。

複数スタッフの受付例

施術者が複数いる院では、施術者の指名と指名料を設定できます。指名なしの予約は自動で割り振れ、割り振り方は「成績のよい人に」「公平に」「自分で決めた順番で」「ランダムに」などから選べます。例えば、女性の施術者を希望する患者さんには指名で予約してもらい、希望のない予約は公平に割り振る、という分け方も可能です。

下の左は、患者さんが予約サイトで施術者を選ぶ画面で、「スタッフを指名しない」も選べます。右は日時を選ぶ画面で、空いていない日時にはキャンセル待ちを申し込むスイッチがあります。

施術者の名前・指名料・紹介文は、デモの院のデータです。

オーナーとスタッフ 1 名まで（オーナーが店に立たない場合は店長とスタッフ 1 名まで）の院は、ライトのプランで使えます。勤怠・シフト・有給・経費は、ライトのプランでも使えます。

予約サイトに載せるメニューの名前や説明、施術者の紹介は、はり師・きゅう師の施術所の広告のルールに関わることがあります。厚生労働省は、施術所の広告の範囲が法律と告示で決められていることをあん摩マッサージ指圧師、はり師、きゅう師、柔道整復師についてのページで案内し、ガイドラインも出しています。どの表現なら書けるかは、ガイドラインの本文と、施術所の所在地の自治体の窓口でお確かめください。

料金とプランの選び方

オーナーとスタッフ 1 名まで（オーナーが店に立たない場合は店長とスタッフ 1 名）の院はライト、スタッフがそれより多い院や、分析などの経営改善の機能も使う院はスタンダードが合います。料金で数えるスタッフにオーナー本人は含まず、アシスタントは数えます。金額、初期費用、契約の条件、別にかかる外部サービスの費用は料金・プランをご覧ください。

できること・できないこと

関連する機能

鍼灸院でよく使う機能は、LINE 予約、Web 問診、電子カルテ（音声カルテを含む）、ベッドや個室の枠の管理です。機能ごとのページは準備しています。整体院の運用は整体院向けのページで説明しています。

よくある質問

施術者 1 人の鍼灸院でも使えますか

使えます。オーナーとスタッフ 1 名までの院はライトのプランで、月 5,000 円（税込 5,500 円）です。施術中は、患者さんに予約サイトや LINE から予約してもらえます。

初めての患者さんの予約を、院が確かめてから確定できますか

できます。院が内容を確かめるまで確定しない「仮予約」を、院ごとに使えます。来院前の Web 問診とあわせて使うと、問診の内容を見てから予約を確定できます。

置鍼の間に、別の患者さんの予約を入れられますか

1 人のスタッフが同時に 2 人を受ける形にも対応できます。ベッドの数や施術の長さとの組み合わせ方は、院のメニューをうかがって導入相談で確かめます。

はり・きゅうの療養費の請求もできますか

できません。Leporto には療養費の請求の機能はないため、請求は今お使いのシステムで続けていただき、Leporto は予約・問診・連絡・自費の会計に使う形になります。

導入のご相談

施術者とベッドの数、初回と再来のメニューの時間、置鍼の間の受け方、キャンセルの決まりをうかがったうえで、Leporto で予約の枠をどう組めるかを一緒に確かめます。デモのご希望や導入のご相談は、お問い合わせからお送りください。

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