パーソナルジム向け予約システム｜トレーナー指名・体験・回数券

パーソナルジムやパーソナルトレーニングの予約システムは、「トレーナーと機器の両方が空いている時間だけを受けられるか」「体験の予約から継続の回数券までを同じ会員の記録でつなげるか」「毎週の固定枠や振替をどこまでシステムで扱うか」の3点で選ぶと、ジムの運用に合うかを判断しやすくなります。

Leporto は、トレーナーの指名と指名料、機器を予約の枠にする設備の登録、24 時間のネット予約と LINE からの予約、回数券と月ごとのサブスク、音声カルテ、次回予約率の分析を 1 つの管理画面で扱う予約管理システムです。入退館や口座振替のような会費の管理の機能は、このページでご案内できる範囲に入っていません。ジムの運用に沿って、できることと確かめが必要なことを説明します。

パーソナルジムの予約システムで確かめたい点

パーソナルジムでは、1 回のセッションにトレーナー 1 人がつき、使う機器やスペースも限られます。下の表は、比べるときに確かめたい点と、Leporto での扱いをまとめたものです。

トレーナー予約と体験・回数券

トレーナーと会員の予約の組み方

パーソナルトレーニングの予約管理で見るのは、トレーナーと機器の 2 つの空きです。Leporto では、メニューごとに所要時間を決め、トレーナーの指名と指名料を設定できます。指名なしの予約は自動で割り振れ、割り振り方は「成績のよい人に」「公平に」「自分で決めた順番で」「ランダムに」などから選べます。予約を受ける開始時間も指定できるので、例えば毎時 0 分だけに絞ると、セッションの後の空いた時間を、片付けや記録に充てられる形です。

トレーナーのほかに、トレーニングの機器や、個室・ブースを「設備」として登録できます。設備の数で、同じ時間帯に取れる予約の数を制限する仕組みです。例えば機器を使うメニューで、その機器が 2 台なら、同じ時間帯にそのメニューは 2 件まで予約でき、それより多い予約は入りません。同じ時間に受ける予約の数の上限を、店全体で決めておくことも可能です。

下の設備設定の画面では、トレーニングのブース 2 つを設備として登録し、それぞれの受付可能数と、そのブースを使うメニューを決めています。

設備名・メニュー名・受付可能数は、デモの店舗のデータです。

お客様は、店舗の予約サイトから 24 時間ネット予約でき、LINE の中からも予約できます。下の左はトークで「予約」と送ったときの返信、右は予約サイトでトレーナーを選ぶ画面です。右の画面には、トレーナーごとの指名料と「スタッフを指名しない」が並びます。

左は LINE のトーク画面を模したデモです。店名・トレーナーの名前・指名料はデモデータです。

1 人のトレーナーが同時に何人かを見る形にも対応できます。トレーナーごとに同時に受け持つ人数（並行対応人数）を決めるので、ペアトレーニングや 3 人以上の少人数のセッションも組めます。

回数券と体験予約

体験のセッションは、体験用のメニューとして所要時間を決めて登録でき、初めてのお客様だけに出せます。体験では説明やカウンセリングで時間が長くなりやすいため、通常のセッションより長めに登録しておくと、枠が足りなくなるのを防げます。

下の左は予約サイトのメニューの一覧で、通常のパーソナルトレーニングと体験トレーニングが別のメニューとして並んでいます。右はトレーナーを選んだ後の日時の選択の画面で、キャンセル待ちのスイッチもあります。

メニュー名・価格・日付は、デモデータです。

予約を、ジムが内容を確かめるまで確定しない「仮予約」にすることもでき、使うかどうかは店舗ごとに決められます。来店前には、Web でカウンセリングシート（問診）を入力してもらえます。同意書の専用の機能はなく、事前の同意は顧客アンケートで取る形です。予約のときの事前決済の機能もあります。

下は、お客様が来店前に入力する問診（アンケート）の画面です。縦に長い画面を、左右の 2 つに分けて並べています。

問診の質問はジムごとに決めるもので、画面の質問と回答はデモ用の例です。

体験の後は、来店後のお礼や「○日後の案内」をシナリオで自動配信できます。LINE でもメールでも送れ、「1 回目の来店で体験のメニューを受けた人」のように、送る相手を細かく絞れます。

継続の会員には、回数券を予約とひもづけて使います。コースごとに消化する回数を決められ、1 枚の回数券で消化できるコースを複数選べるようにもできます。回数券は、月ごとに払うサブスク（管理画面の名前は「分割払い」）で購入してもらう形でも販売できます。月額の通い放題も、回数券と同じようにコースと通える回数を決め、POS で設定・管理する形です。

会員は、回数券の残り、予約の確認・取り消し、カルテを LINE で確かめられます。会員向けのアプリはありません。

下の左は会員が LINE から開く回数券の残り回数と有効期限の画面、右はカルテの画面です。カルテには、トレーナーからのひとこと、自宅での運動、次回のおすすめと、写真が並びます。

回数券の名前・残り回数・カルテの記入は、デモデータです。

回数券の残り回数や有効期限、前受金の管理の考え方は、回数券の管理方法で説明しています。

トレーニングの記録と継続の数字

音声カルテと写真・動画

セッション中の会話を録音して残す音声カルテがあり、音声から AI がカルテの下書きを作ります。話している人を聞き分けるので、1 人のトレーナーが何人かを同時に見る場面でも、音声を分析できます。

カルテには写真と動画を付けられ、写真はお客様に見せるものを選べます。動画の容量は 5GB まで無料で、追加は 100GB ごとに月 1,000 円（税込 1,100 円）です。動画の AI 自動編集もあります。フォームの確認の動画を残しておくと、次のセッションで前回との違いを会員と一緒に見られます。

次回予約率と継続の見方

トレーナー別の次回予約率を、目標値と並べて見られます。会計のときに次のセッションの予約を取れているかを、トレーナーごとに確かめる手がかりになります。管理画面の「アナリティクス」では、来店のきっかけ別に、新規客数、次回予約率、実リピート率も分析の項目です。

お客様ごとの LTV（実績と予測）や、トレーナー別の客単価も分析の項目です。稼働率は、セッションの時間をシフトの出勤予定時間で割った値で、月ごとに店全体とスタッフ別で見られます。分析の機能は、スタンダードプランから使えます（ライトプランでは使えません）。

次回予約率の測り方は、次回予約率の計算方法と取り方で説明しています。

固定枠・定期予約・振替の範囲

固定枠・定期予約の対応表

パーソナルジムでは、毎週同じ曜日・時間に通う会員や、予定に合わせて振替をする会員がいます。下の表は、こうした予約の形について、確かめた範囲を分けたものです。

固定枠を多く使うジムでは、どの会員を毎週どの枠に入れているかをうかがい、繰り返し予約の設定を導入相談で一緒に進めます。

キャンセルと振替の条件

会員は LINE から予約を取り消せます。無断キャンセルと当日キャンセルは、分けて記録・集計する仕組みです。どちらのときも、回数券を 1 回分消化する扱いにできます。

キャンセル料は、Square の支払いリンクを送るか、次の来店の会計（Leporto の POS）で受け取る形で、登録済みのカードへの自動の課金はありません。違約金も、次回の会計のときに POS で請求します。キャンセル待ちの機能もあり、埋まった枠に空きが出たときの受け付けに使えます。

キャンセルの規定の決め方と、会員への伝え方は、サロンの無断キャンセル対策の例文が参考になります。

複数店と会費業務を分ける

複数店舗の運用

複数店舗では、子管理者を担当の店舗だけに絞ってログインさせられます。FC 本部の機能では、店舗のグループ分けと、本部から店舗へメニューの型を配ることができます。

トレーナーの打刻、シフトの登録、有給の申請、経費の申請は、スタッフ用のアプリか、LINE の中で開く画面で行えます。勤怠・シフトの機能はライトプランでも使えます。

必要な会費機能との区別

ジムやスタジオ向けの会員管理のシステムには、入退館やセルフチェックイン、月会費の口座振替、未払いの自動の再決済などを扱うものがあります。例えば hacomono は、公式ページで月謝の管理と自動の再決済、オプションとしての入退館を案内しています（2026-10-18 確認）。

Leporto でご案内できるのは、予約、回数券と月ごとのサブスク、カルテ、LINE での連絡、分析です。入退館の管理や口座振替が欠かせない運用では、それらを今お使いの仕組みで続けるかどうかも含めて、導入前にご相談ください。

料金とプランの選び方

オーナーとスタッフ 1 名まで（オーナーが店に立たない場合は店長とスタッフ 1 名）のジムはライト、スタッフがそれより多いジムや、分析などの経営改善の機能も使うジムはスタンダードが合います。料金で数えるスタッフにオーナー本人は含まず、アシスタントは数えます。金額、初期費用、契約の条件、別にかかる外部サービスの費用は料金・プランをご覧ください。

できること・できないこと

関連する機能

パーソナルジムでよく使う機能は、LINE 予約、回数券、電子カルテ（音声カルテを含む）、機器の枠の管理、LINE のシナリオ配信です。機能ごとのページは準備しています。ほかの業種での使い方は、整体院向け予約システムでベッドや機器の枠の例を説明しています。

よくある質問

トレーナーは 2 人で、部屋や機器が 1 つしかありません。予約が重なりませんか

機器を設備として 1 台と登録すると、その機器を使うメニューは、同じ時間帯に 1 件までしか予約を受けません。店全体で同じ時間に受ける予約の数に上限を決めることもできます。部屋も、個室やブースとして設備に登録できます。

体験に来た人に、入会の案内を送れますか

送れます。来店後のお礼や「○日後の案内」を、LINE かメールのシナリオで自動配信できます。送る相手は、体験のメニューを受けた人だけに絞ることも可能です。

毎週同じ時間に通う会員の予約は、自動で入りますか

入ります。毎週同じ枠を自動で取る「繰り返し予約」を使えます。

回数券の残りの回数は、会員が自分で確かめられますか

確かめられます。会員は LINE で回数券の残り、予約、カルテを見られます。

入退館の管理や月会費の口座振替もできますか

ご案内できる範囲に入っていません。Leporto は予約、回数券と月ごとのサブスク、カルテ、連絡、分析を受け持ちます。入退館や口座振替が欠かせない場合は、導入前にご相談ください。

導入のご相談

トレーナーの人数、機器の数、セッションの時間、回数券や月額の使い方をうかがったうえで、Leporto で予約の枠をどう組めるかを一緒に確かめます。デモのご希望や導入のご相談は、お問い合わせからお送りください。

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